El departamento comercial y el equipo de profesionales que lo integran, es una de las áreas más relevantes de cualquier organización ya que una gran parte de los ingresos globales proceden de él.
Resulta por tanto de especial interés analizar los resultados de cada una de las acciones comerciales que se están llevando a cabo en cada periodo. Un matemático del siglo XIX llamado Willian Thomson Kelvin definió un proceso de éxito de la siguiente manera: 1- “Lo que no se concreta no se puede medir” 2- “Lo que no se mide no se puede mejorar” 3- “Lo que no se mejora se deteriora progresivamente” Parece entonces obvio que el foco de cualquier compañía debe centrarse en el análisis de su estrategia comercial y la fijación de unos ratios (KPIs) que midan su resultado. ¿CÓMO SABER SI TU ESTRATEGIA COMERCIAL VA POR BUEN CAMINO? Antes de definir los instrumentos de medida para tus acciones comerciales, es importante aclarar dos conceptos también evaluables que incidirán positivamente en tus resultados: 1- Fijación de objetivos 2- Estrategia de motivación interna Cuando creaste el plan para tu estrategia comercial, ¿te acordaste de definir unas metas claras, realistas y medibles? De no ser así no sigas adelante, da un paso atrás y realiza esta fase. Solo a través de objetivos sabrás si estás siguiendo una buena estrategia. Una vez lo hayas hecho mide sus resultados con los KPIs elegidos. OBJETIVOS CUANTIFICABLES Y TEMPORALES Para que un objetivo sea medible es necesario cuantificarlo, es decir, fijar un importe y referirlo a un periodo de tiempo concreto. No es lo mismo decir que tu objetivo se basa en incrementar el volumen de ventas que fijarte como meta, aumentar tus ventas para el tercer trimestre del año en un 10%. Saber cómo y cuando medirlo será la clave para un buen resultado. VALORA LA SATISFACCIÓN DE TUS GESTORES COMERCIALES Tendemos a enfocar toda nuestra atención y recursos en factores externos como medir la satisfacción de los clientes, mantener una buena relación con los proveedores, invertir en campañas publicitarias, etc, pero ¿qué ocurre con los profesionales encargados de cerrar las ventas? ¿están realmente motivados y vuelcan todo su potencial en sus acciones? Estamos hablando de los gestores comerciales, las personas que se relacionan directamente con los clientes y ponen en práctica técnicas persuasivas para generar atención, necesidad y por último la compra. Crea encuestas de clima laboral y utiliza prácticas de motivación con tus equipos, serán tu mejor arma de ventas. ¿CÓMO DEFINIR LOS KPIS CORRECTOS PARA TU ESTRATEGIA COMERCIAL?
No existe una regla aritmética que sirva para todos, de hecho la tendencia actual se basa en personalizar en función de la actividad de tu empresa, el mercado en el que actúes, el perfil de tus potenciales clientes,etc., pero por lo general existen tres fases en las que podemos aplicar ratios de medición para mejorar nuestro proceso de ventas:
Ratios de Medida: Número de potenciales clientes interesados en tu promoción/ Tiempo de referencia. Número de clientes contactados que han entrado en tu embudo de ventas/Tiempo de referencia Número de acciones realizadas por el comercial (llamadas, visitas, etc)/Tiempo de referencia Una vez obtengas los resultados de estas variables analiza… ¿Está generando tu promoción el suficiente gancho? ¿Has definido bien a tu cliente ideal?¿Sería posible incrementar el número de contactos?
Importe de ventas teniendo en cuenta múltiples variables (ubicación, sexo, edad del comprador, tipo de producto o servicio comprado, importe de ventas por gestor comercial, etc). Beneficios Brutos obtenidos /tiempo de referencia Comparativa de nuestras ventas con las del resto del sector ¿Qué grado de influencia tiene nuestra marca con respecto a los competidores en el mercado de actuación?
Los ratios de medición que se utilizan en esta fase te proporcionan información relevante sobre el comportamiento de tu cliente potencial una vez ha comprado tu producto o servicio, como la satisfacción o la gestión de quejas y reclamaciones. Número de clientes satisfechos con su compra/Total de clientes Número de clientes que se fidelizan a tu marca y repiten su experiencia de compra/Total de clientes Número de reclamaciones o testimonios negativos acerca del servicio, producto o vendedor/Total de clientes Número de fugas de clientes/Total de clientes Te animamos a que pongas en práctica estos consejos e instrumentos de medida y nos cuentes los resultados.
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La administración de negocios es toda una ciencia que involucra diferentes aspectos, conceptos y elementos. Precisamente, queremos explicarte 4 de esos factores claves de la gestión empresarial que, probablemente, aún no conoces o no dominas del todo. ¿Te parece interesante? ¡sigue leyendo! 1. Alcance de los sistemas administrativos Es muy común que los emprendedores no comprendan, en toda su dimensión, el alcance de herramientas de gestión como los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP). A través de este tipo de soluciones, la gestión y administración de PYMES puede optimizarse de manera sustancial. Específicamente, si implementas uno de estos softwares puedes disfrutar de los siguientes beneficios: Optimización de la toma de decisiones Hoy, las grandes empresas valoran las tecnologías de la información como una de las claves para una buena toma de decisiones. Y cada vez son más los pequeños y medianos negocios que también basan sus planificaciones en estas soluciones. Y es que a través de estas herramientas los propietarios, gerentes y supervisores pueden disponer de información relevante y precisa sobre diferentes áreas clave, lo que ayuda a corregir problemas a tiempo y a definir líneas de acción acertadas que conlleven los resultados esperados. Control operacional a distancia En la actualidad, los mejores sistemas administrativos trabajan con Cloud, es decir, la tecnología de la nube. Por ello, almacenan toda la documentación e información en servidores remotos y no en un determinado equipo o dispositivo informático. Esto significa que brindan la posibilidad de acceder a todos los datos desde distintos dispositivos y, también, desde diferentes lugares, lo cual es sinónimo de un sólido control operacional a distancia. Sin duda, esta flexibilidad puede convertirse en un factor clave para el éxito de tu PYME, ya que te permitirá seguir de cerca las transacciones y operaciones siempre que lo necesites, detectando a tiempo cualquier deficiencia o problema. Optimización del tiempo Gracias a la implementación de una sólida solución tecnológica, cada hora de trabajo en tu negocio será mucho más productiva. Esto se debe a que los sistemas adoptan tareas contables y administrativas que tradicionalmente se hacían de forma manual y las ejecutan con mayor grado de efectividad y en menor tiempo. A su vez, esto libera de una importante caga laboral a tus colaboradores, por lo cual pueden dedicar mayor esfuerzo y atención a aspectos relacionados con la planeación, la supervisión y la estrategia. 2. Manejo inteligente del inventario ¿Eres de esos emprendedores que gestiona el inventario con base en la observación y los conteos manuales? Entonces, ¡llegó la hora de evolucionar! La realidad es que un área clave como esta, de la que depende la rentabilidad y la estabilidad operativa, necesita ser manejada de forma inteligente y optimizada. Para eso, es importante que desarrolles una o varias técnicas de administración de inventario concretas y efectivas. Una de estas es el sistema ABC, que consiste en clasificar la existencia del almacén en 3 segmentos o grupos, denominados A, B y C. El A es aquel que reúne la mercancía que agrupa la mayor inversión y que, por lo tanto, demanda más cuidado y minuciosidad, mientras que el B está conformado por productos y artículos de mediano valor, que requieren de menor rigurosidad en su manejo. Por otro lado, el grupo C es el de artículos de bajo valor o que, debido a sus dimensiones y características, son muy poco propensos a daños o pérdidas, por lo cual su control es muy sencillo y práctico. Otra metodología muy practicada es la CEP, que se basa en estadísticas para determinar la cantidad justa de mercancía que se necesita para la estabilidad financiera y operativa del negocio. Independientemente de la técnica que apliques, la misma puede ser más precisa si cuentas con un sistema administrativo como los ERP, que suministran datos de interés en tiempo real. 3. Seguimiento del flujo de caja Esta es una de las mayores responsabilidades y funciones de la administración de negocios. El flujo de caja es un concepto que hace referencia al dinero que ingresa y sale de tu organización, un aspecto que debes seguir de cerca para conocer su realidad financiera y gestionar estratégicamente aspectos como las compras, los gastos y el acceso a oportunidades de financiamiento. Usualmente, los propietarios de empresas emergentes controlan de manera superficial sus gastos e ingresos, mas no los comparan entre sí y se esfuerzan por conocer la dinámica de estos. 4. Importancia del análisis de entorno ¿Sabías que la administración de negocios va más allá del análisis de los aspectos internos de las empresas? Para que una empresa sea competitiva y pueda escalar posiciones en su segmento de mercado, es necesario que sus propietarios y gerentes estén en constante evaluación y estudio de su entorno y las variables externas que pueden impactar las organizaciones. El entorno es un concepto que engloba diferentes actores del mercado, como usuarios y competidores, así como variables microeconómicas y macroeconómicas. Seguir de cerca estos elementos y tomarlos en cuenta es clave para tomar decisiones acertadas, prevenir riesgo y aprovechar oportunidades de mercado. Como mencionamos al inicio del texto, la gestión de una empresa es una gran ciencia, que requiere de la valoración y análisis de diferentes elementos, conceptos y criterios. Si los tomas en cuenta, podrás impulsar los objetivos estratégicos de tu compañía de forma sustentable y evitarás riesgos y errores que producen pérdidas.
Cuando recién está comenzando con su pequeña empresa, simplemente decidir qué objetivo abordar primero, y saber qué hacer y cuándo, puede ser un trabajo en sí mismo. Ninguno de nosotros nace con inteligencia empresarial o con un manual de estrategias empresarial preimpreso en nuestro cerebro. Son cosas que todos tenemos que resolver en el camino, y que la mayoría de nosotros cometemos algún tipo de error horrible. Y especialmente cuando empezamos a trabajar en el negocio, cuando no tenemos años de experiencia que nos ayuden a hacer conjeturas inteligentes y fundamentadas, los consejos de administración empresarial y los consejos de otras personas pueden ser increíblemente útiles.
Por eso, hoy nos centraremos en los consejos de administración: administración de personas, administración del tiempo, administración del dinero, lo que sea. Pero todos son consejos que lo ayudarán, como nuevo propietario de una pequeña empresa, a administrar mejor su negocio para que pueda evitar dolores de cabeza no deseados y avanzar hacia el progreso que desea. 1. Separe sus finanzas personales y comerciales La mayoría de los bancos requerirán documentación comercial oficial para abrir algo a nombre de su empresa, pero al menos, puede abrir cuentas personales separadas que estén designadas solo para transacciones comerciales. Dado que usted y su empresa son entidades imponibles separadas, debe tener finanzas separadas. 2. Pagar por software de contabilidad Muchos propietarios de negocios nuevos, especialmente aquellos que se están iniciando, buscan constantemente formas de ahorrar dinero. Tanto es así que tareas como contabilidad y teneduría de libros, o hacer un seguimiento del dinero que entra / sale, es algo que asumen que pueden hacer por sí mismos. Pero, honestamente, no hay necesidad de contratar a un contador en plantilla. Al menos no al principio. Hay tantas opciones para un software de contabilidad bueno y fácil de usar, que es una tontería no usarlas. Y, sinceramente, por tan poco como cuestan, casi siempre se pagan a sí mismos con el tiempo ahorrado. Puede obtener versiones básicas a partir de $ 10 a $ 20 por mes, y si lo que hace es enviar facturas, se verán mucho mejor y tomarán mucho menos tiempo para hacerlas que si intentara buscar en Excel y hacerlo usted mismo. 3. Invierta en su educación Si no sé cómo hacer algo, sé que es una tontería para mí pasar por meses y meses de prueba y error, y tal vez hacerlo inmediatamente después de eso. En cambio, tiene mucho más sentido pagar unos cientos de dólares (a veces incluso algunos miles, dependiendo de la habilidad) para que alguien que haya estado allí, lo haya hecho y haya tenido éxito en eso, me enseñe cómo hacerlo bien desde el principio. A pesar de que esos cursos cuestan dinero por adelantado, se pagan sobradamente a sí mismos a cambio solo de los errores salvados sin mencionar cuánto me ayudan a ganar más dinero gracias a las cosas que enseñan. 4. Capacite bien a los nuevos empleados Aunque realices las contrataciones más inteligentes del mundo, no comprenderán ni se adaptarán a su negocio de inmediato. En cambio, necesitarán tiempo para aprender los entresijos, comprender sus expectativas y armar mentalmente el rompecabezas para ver cómo todas las piezas pequeñas se suman a sus objetivos más importantes. No van a empezar a funcionar desde el primer día, y no debes esperar que lo hagan. Capacítelos bien para hacer su trabajo, incluso si han ocupado el mismo puesto cinco veces antes en cinco empresas diferentes y asume que todo debería ser igual. (No es todo lo mismo). Cuando alguien se siente más competente en su trabajo, se siente más empoderado y orgulloso de lo que hace. 5. Ignore su bandeja de entrada las primeras 4 horas de cada día La cuestión es que, cuando revisa activamente sus correos electrónicos, su cerebro se siente ocupado. Está ocupado, en realidad, pero no con las tareas más importantes del día. Y los estudios han demostrado una y otra vez que la fatiga por tomar decisiones a medida que avanza el día y nuestro cerebro sigue pensando es muy importante. Lo que significa que si pasas las primeras cuatro horas de tu día revisando los correos electrónicos de esos spammers de SEO, estás quemando tu cerebro en cosas que ni siquiera importan. Lo que significa que le queda mucho menos poder cerebral para pensar críticamente sobre las decisiones y situaciones comerciales importantes que realmente pueden hacer que tenga más éxito. (A diferencia de esos falsos SEO). Además, cuando aparece una "situación de emergencia" en su bandeja de entrada y no la ve hasta la tarde, al menos la mayor parte de su lista de tareas pendientes está resuelta antes de que tenga que manejarla. 6. Invierta en marketing Un letrero de "Abierto" en la puerta de su casa y / o un sitio web que finalmente se ha publicado no es suficiente para atraer clientes. Sería bueno, pero ese no es el mundo en el que vivimos. El mundo en el que vivimos requiere que los pequeños empresarios como nosotros nos abriremos paso delante de la gente, les muestre algo valioso y de alguna manera haga que escuchen nuestro discurso. Porque sin eso, nadie se verá obligado de la nada a comprarnos. Por lo tanto, para invertir adecuadamente en marketing, deberá investigar un poco para descubrir qué funciona mejor para su modelo de negocio y su mercado: ¿Alquilar un stand en un festival? ¿Marketing de contenidos online? ¿Anuncios en el periódico? ¿Anuncios PPC en Google? ¿Anuncios de Facebook? ¿Mercadeo en red y referencias? Sea lo que sea, querrás empezar a hacerlo desde el primer día. O si es realmente inteligente, lo usará para comenzar a generar entusiasmo, lealtad y anticipación antes del primer día. Pero hagas lo que hagas, no te quedes sentado y juegues con tus pulgares y luego decidas que tal vez deberías investigar el marketing cuando te des cuenta de que tu negocio no es tan rentable como planeaste inicialmente. Hazlo de inmediato y te lo agradecerás. 7. Programe reuniones con usted mismo Como propietario de la empresa, tienes que tomar muchas decisiones. Usted es el responsable del éxito o el fracaso final de su empresa, es el que todos sus empleados buscan en busca de dirección y es el que tiene que ver el panorama general de la marca para saber qué movimientos hacer a continuación. Pero debido a que administrar una empresa, incluso una "pequeña" empresa, requiere mucho trabajo y una lista tan larga de cosas por hacer, a menudo nos sentimos tan atrapados en sentirnos realizados al hacer ese trabajo y las tareas pendientes marcadas que nos olvidamos de informarnos a nosotros mismos como dueños de negocios. Nos vemos atrapados en actuar como empleados hasta tal punto que nos olvidamos de ser el jefe. Así que todas las semanas, programo el mío los viernes por la mañana, dedique entre 30 minutos y una hora a reunirse con usted mismo como el estratega principal de su negocio. Para comenzar la reunión, reconozca cuáles son sus objetivos generales y luego, para cada uno de esos objetivos, averigüe si lo que está haciendo en este momento está alineado con hacer que esas cosas sucedan. Si es así, genial. Si no es así, averigüe qué puede hacer para cambiarlo. Si es así, pero hay margen de mejora, averigüe cuál debe ser esa mejora. Cuando hago esto, a menudo encuentro que las cosas en las que me he permitido concentrarme mucho probablemente deben dejarse de lado durante una semana o dos mientras pongo algo más en orden. Y aunque no progreso en lo que dejé a un lado durante medio mes, cuando lo retomo, el progreso siempre es más inteligente y rápido debido a estas reuniones conmigo mismo. 8. Tener un contador de referencia Además del consejo de tener un software de contabilidad del que hablé anteriormente, también es inteligente tener un contador al que pueda acudir cuando sea necesario. Una vez más, no estoy hablando de contratar a uno para que se quede con usted. En cambio, me refiero a encontrar un CPA certificado que pueda contratar para hacer sus impuestos cuando llegue el momento y obtener asesoramiento financiero cuando lo necesite. Tampoco está de más que un contador revise el flujo de caja de su empresa para asegurarse de que está cubierto para una situación económica de riesgo, incluso si es impredecible. (¿Recuerdas 2008?) Si conoce sus números y se mantiene al tanto de ellos, siempre estará en una mejor situación que si cree que lo está haciendo lo suficientemente bien por el momento. 9. Deje el 20% de su día abierto Si estará "en la oficina" durante cinco horas, programe sólo cuatro horas de trabajo. Si está 10 horas detrás de su escritorio, solo ocho horas de trabajo. Porque la cosa es que siempre hay algo que surge en el último minuto con lo que tienes que lidiar. Siempre hay una llamada telefónica con un cliente necesitado que supera los 30 minutos permitidos. Y siempre hay algo que pensaste que tardaría una hora en terminar, pero se necesitan dos. ¿Y si un día no surge nada de eso? Perfecto. Ahora tiene tiempo para ponerse al día con sus correos electrónicos, leer lo que está sucediendo en su industria o dedicar más tiempo al proyecto que más te apasiona, tu negocio. O, ya sabes, podrías tomarte ese tiempo libre por el bien de tu salud mental. Pero al dejar el 20% de su día abierto, sabe que puede ocuparse con confianza de las cosas de último minuto que surgen sin tener que preocuparse por cómo afectará la carga de trabajo del resto de la semana. Créeme. Solía reservar mis días, de lunes a viernes, a plena capacidad. Quería la máxima rentabilidad, estaba sano y sabía que tendría los fines de semana libres, así que no vi ningún problema con eso. ¿Pero cuando, de repente, el martes por la mañana me di cuenta de que tenía que ir a la tienda a buscar un disco duro externo para tener suficiente espacio para almacenar mis videos? Caray. Empecé a calcular en mi cabeza si debería cancelar o no la cita del jueves por la noche o si realmente sería tan malo trabajar una o dos horas el sábado por la mañana. No es un problema divertido de resolver. Pero ahora que tengo el valor de programar en espacios en blanco, ya no tengo ese problema con tanta frecuencia. Todavía tengo días llenos y ocupados, pero por lo general puedo pasar la semana sin posponer algo o que absorba mis preciosos fines de semana. 10. Utilice la técnica Pomodoro (o similar) Los artículos y consejos sobre productividad son un centavo la docena, lo entiendo. Pero asegurarse de exprimir al máximo (y el más productivo) el trabajo del tiempo que tiene es esencial para alcanzar sus objetivos. La forma en que hago esto es usando la Técnica Pomodoro. Básicamente, es esto: trabaja durante 25 minutos, descansa durante cinco minutos y repite hasta que trabajes cuatro segmentos de 25 minutos. Luego, tómate un descanso más largo. Luego vuelve y repítelo de nuevo. Cada grupo de cuatro dura aproximadamente dos horas, y juro que obtendrás al menos tres horas o más de trabajo. Debido a que "solo" puede trabajar durante 25 minutos antes de tomar un descanso, siente que necesita tener algo que mostrar durante ese tiempo, por lo que automáticamente deja de perder su tiempo en Facebook. Además, debido a que es un segmento de trabajo de solo 25 minutos, no hay absolutamente ninguna presión para terminar un proyecto de una vez, lo que elimina el estrés de comenzar y facilita el progreso. Empecé a utilizar esta técnica hace meses y no he parado. Hago más trabajo, me mantengo concentrado y termino mi día de trabajo antes, dejándome más tiempo para mí. 11. Sea implacable con la regla 80/20 Si bien esta regla tiene un 100% de sentido en teoría, es una de las cosas más difíciles de implementar para nosotros como propietarios de pequeñas empresas. Por un lado, la analítica nunca es divertida de configurar o mirar (para la mayoría de las personas), por lo que eso en sí mismo es una gran barrera. Pero también, nos enorgullecemos mucho de nuestro trabajo y no queremos darnos cuenta de que las cosas que nos apasionan y en las que hemos estado trabajando no nos benefician. Créame, lo entiendo. Cuando implementa la regla 80/20, tiene menos tiempo perdido y gana más dinero. Y con más dinero y tiempo, siempre puede aprovechar su negocio para un crecimiento aún mayor. 12. Una vez que capacite a sus empleados, dele autonomía De acuerdo, no estoy hablando de no ayudar a sus empleados de vez en cuando. Pero, como discutimos anteriormente, si tiene un buen programa de capacitación, una vez que la capacitación haya finalizado, deben estar capacitados y ser lo suficientemente competentes para tomar la mayoría de las decisiones que corresponden a su función laboral por sí mismos. Además, si un empleado tiene acceso constante a usted, especialmente si es nuevo y no tiene mucha experiencia, lo aprovechará. Por lo tanto, configure estructuras que permitan a sus empleados comunicarse con usted de manera que no interfieran con su propio día de trabajo. Al principio, el uso del correo electrónico puede funcionar; de esa manera, responde cuando tiene tiempo. A medida que las cosas se vuelven más sofisticadas, un software de gestión de proyectos en el que puede colaborar con varios empleados sin que todos tengan que sentarse juntos en una reunión para decidir una cosa puede ser una gran idea. No me malinterpretes, las reuniones semanales cara a cara definitivamente todavía tienen su lugar. Aún desea mantener la sensación de trabajar en equipo tanto como sea posible. Pero al mismo tiempo, la razón por la que contrató a sus empleados fue para que pudieran hacer un trabajo que usted no quería o no tenía tiempo para hacer ... por lo que hacer que absorban su tiempo simplemente no significa nada sentido. Y si tiene una oficina separada, establezca ciertos horarios de oficina donde las personas estén bien Venga y llame a su puerta para pedir ayuda. (En otras ocasiones, estará fuera de los límites). |
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