Beneficios de las Oficinas virtuales y el Teletrabajo | Oficinas Virtuales

Si bien la oficina virtual no funciona para todas las empresas, en aquellas empresas donde la tecnología realmente le permite trabajar desde cualquier lugar, una oficina virtual ofrece una alternativa sólida a un entorno de oficina tradicional . Este hecho ha sido confirmado por algunas empresas que han generado grandes beneficios cuando por el COVID 19 cerraron la oficina y enviaron a los empleados a casa a teletrabajar. Las oficinas virtuales no solo permiten tiempo de viaje, costos de tecnología bajos o nulos y costos generales más bajos (sin contrato de arrendamiento), tener trabajadores remotos también reduce el tiempo de viaje, aumenta la productividad y produce una tasa de rotación más baja.

Formas en que los empleados y empresas pueden beneficiarse de una oficina virtual:
1. No hay tiempo de viaje.
Las dos o tres horas diarias que solía dedicarse a prepararse para el trabajo y viajar a la oficina ahora se dedican a trabajar. Debido a eso, la productividad ha aumentado y nuestros empleados están más enfocados.

2. Los empleados son fácilmente más activos.
Los empleados naturalmente se moverán más si no están encadenados a un escritorio en una oficina todos los días.

3. Flexibilidad significa usar menos días de vacaciones.
¿Quieres tener "donas con papá" en la clase de tercer grado de tu hijo? No es gran cosa porque puedes recuperar el tiempo más tarde. ¿Prefieres hacer ejercicio a la hora del almuerzo? No hay problema, ahora tienes una ducha en tu oficina.

4. Acceso al talento mundial.
¿Conseguir un cliente en Hong Kong y necesita que alguien esté allí una vez por semana? Eso no es problema si tienes una oficina virtual. 

5. Menos gastos generales.
No hay arrendamiento de oficinas, pagos de servicios públicos, hardware y ninguno de los costos asociados que conlleva tener un espacio físico. Todos esos ahorros no solo se pueden transferir a los clientes, sino que también afectan su margen de beneficio, lo que le permite invertir más en su personal.

6. Ahorre dinero en tecnología.
Si bien BYOT (traiga su propia tecnología) comenzó en el sistema escolar, rápidamente se abrió paso en el mundo de los negocios. Al trabajar de forma remota, los empleados pueden tener la tecnología que prefieran, y son responsables de actualizarla cuando sea conveniente para ellos. Si bien existen algunas preocupaciones sobre el riesgo cibernético de no tener tecnología proporcionada por la compañía, eso es bastante fácil de administrar con una herramienta de contraseña, monitoreo y capacitación de empleados.

7. La productividad aumenta.
Debido a que pasa de monitorear cuando las personas llegan al trabajo y cuando se van a establecer objetivos específicos, verá un aumento en la productividad casi de inmediato. Si los empleados cumplen o superan sus objetivos, conservan sus trabajos. Si no lo hacen, lo verá rápidamente, y podrá eliminarlos, porque no hay nadie cerca para salvarlos. Permitir que los empleados trabajen de manera remota también debería disminuir la rotación porque las personas generalmente están más felices de poder hacer su trabajo y no tener que lidiar con el drama que conlleva reunir a un grupo de personas en una oficina.

Las oficinas virtuales se consideran como un espacio ideal para laborar, con todas las comodidades y tecnologías de una oficina tradicional pero, con una serie de ventajas y fortalezas enmarcadas dentro de las opciones ideales para trabajar en estos modelos económicos renovados.

Ventajas de la oficina virtual:
1) Reducción de Costos

• Pasivo Laboral: representa un ahorro significativo para la empresa ya que, no habrá acumulación de prestaciones sociales y demás indemnizaciones que le corresponden al trabajador, porque la labor será por producción, visto de esta forma esta modalidad de trabajo ubica la premisa de la eficiencia y reduce la capacidad laboral ociosa.
• Mobiliario y equipos de oficina: al no tener un espacio físico con muchas oficinas dependientes, la cantidad de computadoras, escritorios, impresoras y demás implementos y accesorios se minimizan, lo cual se traduce en una reducción de los costos.
• Infraestructura Tecnológica: al disminuir la presencia física de equipos costosos y de recintos destinados para resguardar la información (archivos) resulta claro la utilización de la tecnología en la nube (Sistemas Cloud) para procesar y resguardar información de la empresa.
• Depreciaciones y amortizaciones: al reducir la dependencia de gran cantidad de equipos y software de gestión administrativa – gerencial, la organización no tendrá que realizar un apartado mensual en su contabilidad para el desgaste que, supone tener que reemplazar dichos equipos a futuro.
• Mantenimiento: las cuotas por concepto de mantenimiento de los equipos informáticos y de oficina, se reducen porque no se tiene que contratar personal permanente para realizarlo.
• Inversión inicial: representa una opción extraordinaria para los emprendedores que se inician bajo esta modalidad de oficina virtual, ya que los costos operativos, concernientes al alquiler del local, decoración de las instalaciones, depósitos por concepto de servicios básicos, seguridad y otros gastos de inicio de operaciones del negocio, no serán necesarios representando una fortaleza para la capitalización del patrimonio del empresario.

 
2) Aumento de la Productividad:

• Flexibilidad horaria: en la oficina virtual, no existen horarios rígidos, lo cual le permitirá planificar su propia agenda de plan laboral, en función de una masificación de la producción.
• Disminución de los tiempos de desplazamiento: uno de los componentes más importantes es que no se tiene necesidad de ubicar opciones de transporte y disponer de grandes cantidades de tiempo para llegar a la oficina. Esto representa un valor agregado para el rendimiento laboral.
• Factores climáticos: las diversas manifestaciones no favorables del tiempo, no podrán mermar la continuidad de la productividad efectiva, con la oficina virtual.

3) Facilidad de Expansión 
Esta excepcional herramienta de trabajo, permite llegar a otros lugares remotos y representar a la organización en diferentes localidades por un costo bajo, y con la premisa de poder monitorearlas y estar en contacto permanente, veinticuatro horas del día en tiempo real. Esto permitirá la incorporación de nuevos mercados, lo que se traduce en el incremento de los ingresos y el apalancamiento de la gestión financiera de la empresa y hacer de la oficina virtual un éxito.

4) Plusvalía, imagen y marca 
Al igual que una oficina tradicional, tiene los mismos beneficios. Posee su personalidad jurídica y al tener una dirección fiscal, números telefónicos, correos electrónicos, materializa una formalidad empresarial. Visto de esta forma, este tipo de empresa alternativo, busca fomentar el renombre de la empresa como su activo intangible más preciado.

5) Fomento de la salud del empresario
Permite reducir los niveles de estrés y vigorizar la salud del emprendedor, que decide laborar bajo esta modalidad ya que, al tener precisión de tiempo y espacio, y menos desgaste físico por no tener que realizar extensos desplazamientos, repercute en la optimización de su bienestar general, aumento de la motivación y autoestima.

6) Apertura e Inclusión
Llama la atención, las oportunidades que se presentan bajo esta modalidad, para todo tipo de profesiones y técnicas, tales como: educadores, escritores, contadores, traductores, diseñadores gráficos, relacionistas industriales entre otros, asimismo le da cabida a comerciantes, artesanos, consultores. Igualmente, la ventaja que representa para incluir a las personas con ciertas discapacidades y limitaciones de movilización.

7) Dinamiza el circuito económico y la calidad de vida del emprendedor
Al disponer el emprendedor de la oficina virtual se generen más ingresos por efecto de la reducción de costos, el empresario aumenta la adquisición de bienes y servicios, lo que le permite elevar su calidad de vida y la de su familia, y por consiguiente, motoriza los factores de producción y los indicadores económicos del país.