Administración de Empresas | Consejos de administración de pequeñas empresas que te ahorrarán dolores de cabeza

Cuando recién está comenzando con su pequeña empresa, simplemente decidir qué objetivo abordar primero, y saber qué hacer y cuándo, puede ser un trabajo en sí mismo. Ninguno de nosotros nace con inteligencia empresarial o con un manual de estrategias empresarial preimpreso en nuestro cerebro. Son cosas que todos tenemos que resolver en el camino, y que la mayoría de nosotros cometemos algún tipo de error horrible. Y especialmente cuando empezamos a trabajar en el negocio, cuando no tenemos años de experiencia que nos ayuden a hacer conjeturas inteligentes y fundamentadas, los consejos de administración empresarial y los consejos de otras personas pueden ser increíblemente útiles.

Por eso, hoy nos centraremos en los consejos de administración: administración de personas, administración del tiempo, administración del dinero, lo que sea. Pero todos son consejos que lo ayudarán, como nuevo propietario de una pequeña empresa, a administrar mejor su negocio para que pueda evitar dolores de cabeza no deseados y avanzar hacia el progreso que desea.

1. Separe sus finanzas personales y comerciales
La mayoría de los bancos requerirán documentación comercial oficial para abrir algo a nombre de su empresa, pero al menos, puede abrir cuentas personales separadas que estén designadas solo para transacciones comerciales. Dado que usted y su empresa son entidades imponibles separadas, debe tener finanzas separadas. 

2. Pagar por software de contabilidad
Muchos propietarios de negocios nuevos, especialmente aquellos que se están iniciando, buscan constantemente formas de ahorrar dinero. Tanto es así que tareas como contabilidad y teneduría de libros, o hacer un seguimiento del dinero que entra / sale, es algo que asumen que pueden hacer por sí mismos. 
Pero, honestamente, no hay necesidad de contratar a un contador en plantilla. Al menos no al principio. Hay tantas opciones para un software de contabilidad bueno y fácil de usar, que es una tontería no usarlas. Y, sinceramente, por tan poco como cuestan, casi siempre se pagan a sí mismos con el tiempo ahorrado. Puede obtener versiones básicas a partir de $ 10 a $ 20 por mes, y si lo que hace es enviar facturas, se verán mucho mejor y tomarán mucho menos tiempo para hacerlas que si intentara buscar en Excel y hacerlo usted mismo. 
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3. Invierta en su educación
Si no sé cómo hacer algo, sé que es una tontería para mí pasar por meses y meses de prueba y error, y tal vez hacerlo inmediatamente después de eso. En cambio, tiene mucho más sentido pagar unos cientos de dólares (a veces incluso algunos miles, dependiendo de la habilidad) para que alguien que haya estado allí, lo haya hecho y haya tenido éxito en eso, me enseñe cómo hacerlo bien desde el principio. A pesar de que esos cursos cuestan dinero por adelantado, se pagan sobradamente a sí mismos a cambio solo de los errores salvados sin mencionar cuánto me ayudan a ganar más dinero gracias a las cosas que enseñan. 

4. Capacite bien a los nuevos empleados
Aunque realices las contrataciones más inteligentes del mundo, no comprenderán ni se adaptarán a su negocio de inmediato. En cambio, necesitarán tiempo para aprender los entresijos, comprender sus expectativas y armar mentalmente el rompecabezas para ver cómo todas las piezas pequeñas se suman a sus objetivos más importantes. No van a empezar a funcionar desde el primer día, y no debes esperar que lo hagan. Capacítelos bien para hacer su trabajo, incluso si han ocupado el mismo puesto cinco veces antes en cinco empresas diferentes y asume que todo debería ser igual. (No es todo lo mismo). Cuando alguien se siente más competente en su trabajo, se siente más empoderado y orgulloso de lo que hace.

5. Ignore su bandeja de entrada las primeras 4 horas de cada día
La cuestión es que, cuando revisa activamente sus correos electrónicos, su cerebro se siente ocupado. Está ocupado, en realidad, pero no con las tareas más importantes del día. Y los estudios han demostrado una y otra vez que la fatiga por tomar decisiones a medida que avanza el día y nuestro cerebro sigue pensando es muy importante. Lo que significa que si pasas las primeras cuatro horas de tu día revisando los correos electrónicos de esos spammers de SEO, estás quemando tu cerebro en cosas que ni siquiera importan. Lo que significa que le queda mucho menos poder cerebral para pensar críticamente sobre las decisiones y situaciones comerciales importantes que realmente pueden hacer que tenga más éxito. (A diferencia de esos falsos SEO). Además, cuando aparece una "situación de emergencia" en su bandeja de entrada y no la ve hasta la tarde, al menos la mayor parte de su lista de tareas pendientes está resuelta antes de que tenga que manejarla.

6. Invierta en marketing
Un letrero de "Abierto" en la puerta de su casa y / o un sitio web que finalmente se ha publicado no es suficiente para atraer clientes. Sería bueno, pero ese no es el mundo en el que vivimos. El mundo en el que vivimos requiere que los pequeños empresarios como nosotros nos abriremos paso delante de la gente, les muestre algo valioso y de alguna manera haga que escuchen nuestro discurso. Porque sin eso, nadie se verá obligado de la nada a comprarnos.

Por lo tanto, para invertir adecuadamente en marketing, deberá investigar un poco para descubrir qué funciona mejor para su modelo de negocio y su mercado: ¿Alquilar un stand en un festival? ¿Marketing de contenidos online? ¿Anuncios en el periódico? ¿Anuncios PPC en Google? ¿Anuncios de Facebook? ¿Mercadeo en red y referencias? Sea lo que sea, querrás empezar a hacerlo desde el primer día. O si es realmente inteligente, lo usará para comenzar a generar entusiasmo, lealtad y anticipación antes del primer día.

Pero hagas lo que hagas, no te quedes sentado y juegues con tus pulgares y luego decidas que tal vez deberías investigar el marketing cuando te des cuenta de que tu negocio no es tan rentable como planeaste inicialmente. Hazlo de inmediato y te lo agradecerás.

7. Programe reuniones con usted mismo
Como propietario de la empresa, tienes que tomar muchas decisiones. Usted es el responsable del éxito o el fracaso final de su empresa, es el que todos sus empleados buscan en busca de dirección y es el que tiene que ver el panorama general de la marca para saber qué movimientos hacer a continuación. Pero debido a que administrar una empresa, incluso una "pequeña" empresa, requiere mucho trabajo y una lista tan larga de cosas por hacer, a menudo nos sentimos tan atrapados en sentirnos realizados al hacer ese trabajo y las tareas pendientes marcadas que nos olvidamos de informarnos a nosotros mismos como dueños de negocios. Nos vemos atrapados en actuar como empleados hasta tal punto que nos olvidamos de ser el jefe.

Así que todas las semanas, programo el mío los viernes por la mañana, dedique entre 30 minutos y una hora a reunirse con usted mismo como el estratega principal de su negocio. Para comenzar la reunión, reconozca cuáles son sus objetivos generales y luego, para cada uno de esos objetivos, averigüe si lo que está haciendo en este momento está alineado con hacer que esas cosas sucedan. Si es así, genial. Si no es así, averigüe qué puede hacer para cambiarlo. Si es así, pero hay margen de mejora, averigüe cuál debe ser esa mejora. Cuando hago esto, a menudo encuentro que las cosas en las que me he permitido concentrarme mucho probablemente deben dejarse de lado durante una semana o dos mientras pongo algo más en orden. Y aunque no progreso en lo que dejé a un lado durante medio mes, cuando lo retomo, el progreso siempre es más inteligente y rápido debido a estas reuniones conmigo mismo.

8. Tener un contador de referencia
Además del consejo de tener un software de contabilidad del que hablé anteriormente, también es inteligente tener un contador al que pueda acudir cuando sea necesario. Una vez más, no estoy hablando de contratar a uno para que se quede con usted. En cambio, me refiero a encontrar un CPA certificado que pueda contratar para hacer sus impuestos cuando llegue el momento y obtener asesoramiento financiero cuando lo necesite. Tampoco está de más que un contador revise el flujo de caja de su empresa para asegurarse de que está cubierto para una situación económica de riesgo, incluso si es impredecible. (¿Recuerdas 2008?) Si conoce sus números y se mantiene al tanto de ellos, siempre estará en una mejor situación que si cree que lo está haciendo lo suficientemente bien por el momento.

9. Deje el 20% de su día abierto
Si estará "en la oficina" durante cinco horas, programe sólo cuatro horas de trabajo. Si está 10 horas detrás de su escritorio, solo ocho horas de trabajo. Porque la cosa es que siempre hay algo que surge en el último minuto con lo que tienes que lidiar. Siempre hay una llamada telefónica con un cliente necesitado que supera los 30 minutos permitidos. Y siempre hay algo que pensaste que tardaría una hora en terminar, pero se necesitan dos. ¿Y si un día no surge nada de eso? Perfecto. Ahora tiene tiempo para ponerse al día con sus correos electrónicos, leer lo que está sucediendo en su industria o dedicar más tiempo al proyecto que más te apasiona, tu negocio. O, ya sabes, podrías tomarte ese tiempo libre por el bien de tu salud mental.

Pero al dejar el 20% de su día abierto, sabe que puede ocuparse con confianza de las cosas de último minuto que surgen sin tener que preocuparse por cómo afectará la carga de trabajo del resto de la semana. Créeme. Solía ​​reservar mis días, de lunes a viernes, a plena capacidad. Quería la máxima rentabilidad, estaba sano y sabía que tendría los fines de semana libres, así que no vi ningún problema con eso. ¿Pero cuando, de repente, el martes por la mañana me di cuenta de que tenía que ir a la tienda a buscar un disco duro externo para tener suficiente espacio para almacenar mis videos? Caray.

Empecé a calcular en mi cabeza si debería cancelar o no la cita del jueves por la noche o si realmente sería tan malo trabajar una o dos horas el sábado por la mañana. No es un problema divertido de resolver. Pero ahora que tengo el valor de programar en espacios en blanco, ya no tengo ese problema con tanta frecuencia. Todavía tengo días llenos y ocupados, pero por lo general puedo pasar la semana sin posponer algo o que absorba mis preciosos fines de semana.

10. Utilice la técnica Pomodoro (o similar)
Los artículos y consejos sobre productividad son un centavo la docena, lo entiendo. Pero asegurarse de exprimir al máximo (y el más productivo) el trabajo del tiempo que tiene es esencial para alcanzar sus objetivos. La forma en que hago esto es usando la Técnica Pomodoro. Básicamente, es esto: trabaja durante 25 minutos, descansa durante cinco minutos y repite hasta que trabajes cuatro segmentos de 25 minutos. Luego, tómate un descanso más largo. Luego vuelve y repítelo de nuevo. Cada grupo de cuatro dura aproximadamente dos horas, y juro que obtendrás al menos tres horas o más de trabajo. Debido a que "solo" puede trabajar durante 25 minutos antes de tomar un descanso, siente que necesita tener algo que mostrar durante ese tiempo, por lo que automáticamente deja de perder su tiempo en Facebook. Además, debido a que es un segmento de trabajo de solo 25 minutos, no hay absolutamente ninguna presión para terminar un proyecto de una vez, lo que elimina el estrés de comenzar y facilita el progreso. Empecé a utilizar esta técnica hace meses y no he parado. Hago más trabajo, me mantengo concentrado y termino mi día de trabajo antes, dejándome más tiempo para mí.

11. Sea implacable con la regla 80/20
Si bien esta regla tiene un 100% de sentido en teoría, es una de las cosas más difíciles de implementar para nosotros como propietarios de pequeñas empresas. Por un lado, la analítica nunca es divertida de configurar o mirar (para la mayoría de las personas), por lo que eso en sí mismo es una gran barrera. Pero también, nos enorgullecemos mucho de nuestro trabajo y no queremos darnos cuenta de que las cosas que nos apasionan y en las que hemos estado trabajando no nos benefician. Créame, lo entiendo. Cuando implementa la regla 80/20, tiene menos tiempo perdido y gana más dinero. Y con más dinero y tiempo, siempre puede aprovechar su negocio para un crecimiento aún mayor.

12. Una vez que capacite a sus empleados, dele autonomía
De acuerdo, no estoy hablando de no ayudar a sus empleados de vez en cuando. Pero, como discutimos anteriormente, si tiene un buen programa de capacitación, una vez que la capacitación haya finalizado, deben estar capacitados y ser lo suficientemente competentes para tomar la mayoría de las decisiones que corresponden a su función laboral por sí mismos. Además, si un empleado tiene acceso constante a usted, especialmente si es nuevo y no tiene mucha experiencia, lo aprovechará. Por lo tanto, configure estructuras que permitan a sus empleados comunicarse con usted de manera que no interfieran con su propio día de trabajo. Al principio, el uso del correo electrónico puede funcionar; de esa manera, responde cuando tiene tiempo.

A medida que las cosas se vuelven más sofisticadas, un software de gestión de proyectos en el que puede colaborar con varios empleados sin que todos tengan que sentarse juntos en una reunión para decidir una cosa puede ser una gran idea. No me malinterpretes, las reuniones semanales cara a cara definitivamente todavía tienen su lugar. Aún desea mantener la sensación de trabajar en equipo tanto como sea posible. Pero al mismo tiempo, la razón por la que contrató a sus empleados fue para que pudieran hacer un trabajo que usted no quería o no tenía tiempo para hacer ... por lo que hacer que absorban su tiempo simplemente no significa nada sentido. Y si tiene una oficina separada, establezca ciertos horarios de oficina donde las personas estén bien Venga y llame a su puerta para pedir ayuda. (En otras ocasiones, estará fuera de los límites).