Redacción de Informes de Consultoría | Consultoría

​En el trabajo de consultoría la comunicación escrita complementa la comunicación oral, pero en algunos casos particulares el informe escrito puede ser el canal de comunicación principal o único. Además de resumir y transmitir información y estimular al cliente a actuar, los informes a los clientes cumplen otras funciones importantes. Contribuyen por su calidad y presentación al impacto que el consultor produce durante el cometido. Influyen asimismo en la reputación general del consultor. Cuando los contactos personales entre el consultor y el cliente son limitados (por ejemplo, si el cliente obtiene propuestas por escrito de diversos consultores y elige uno sobre la base de esas propuestas), la persuasión puede ser una característica esencial de un informe. Para que un informe de consultoría sea excelente, ha de cumplir tres criterios básicos:

• En primer lugar, tener en cuenta al lector.
Su estructura, estilo, terminología, argumentos utilizados y cualesquiera otras características se deben elegir teniendo en cuenta los conocimientos básicos, necesidades y preferencias del cliente. La pregunta clave es la siguiente: «¿qué tipo de informe prestará mejor servicio al cliente y podrá leer y entender con más facilidad el cliente?» y no: «¿qué tipo de informe nos gustaría preparar en nuestra empresa?» Como es obvio, en muchos casos el cliente no tendrá ninguna preferencia particular y dejará la opción al consultor. Con todo, se debe formular la pregunta y examinarla directamente con el cliente; será muy útil.

• En segundo lugar, un informe debe ser fácil de redactar para el consultor.
La facilidad de redacción origina la facilidad de lectura. Además, ahorra tiempo y dinero al cliente, el cual pagará por el tiempo dedicado por el consultor a la redacción del informe y utilizará su propio tiempo para estudiarlo. En un caso extremo, un informe mal redactado puede desalentar al cliente y lograr el efecto contrario del previsto.

• En tercer lugar, y esto tiene suma importancia, el objetivo de todo informe es transmitir un mensaje particular.
Este mensaje tiene que estar claro antes de la redacción del informe. Ello ayudará a estructurar el informe, a elegir un estilo adecuado y a organizar los hechos y la información en apoyo del mensaje que se transmite al cliente. A título de comprobación, el consultor debe preguntarse acerca de la necesidad y el objetivo de cualquier informe que se proponga elaborar:
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•  ¿Por qué es necesario el informe?
•  ¿Cuál es su mensaje?
•  ¿Qué se conseguirá con él?
•  ¿Existe una mejor manera de conseguir ese objetivo?
•  ¿Es ahora el momento oportuno para presentarlo?
•  ¿Quién es probable que lo lea y lo utilice?

No carece de sentido tratar de redactar una introducción que comience más o menos así: «El propósito del presente informe es...».
Si se tropieza con dificultades para acabar la frase, cabe concebir dudas acerca de la necesidad del informe. El tiempo transcurrido desde el último informe no importa, siempre que el cometido haya avanzado satisfactoriamente entre tanto y el cliente lo sepa. Conviene hacer las preguntas más arriba mencionadas incluso si el informe parece ser obligatorio por haberse previsto su presentación en el contrato de consultoría. La situación puede haber cambiado, el momento quizás no sea el adecuado, es posible que ya no sea necesario ningún tipo particular de informe, etc. Como cuestión de principio, los informes de consultoría no repiten información obtenida del cliente o de la que éste está al tanto, ni la información general sobre la situación precedente, con excepción de la información que justifica las conclusiones o que documenta el trabajo realizado. La esencia de la información es la noticia. Por consiguiente, el contenido de la información de los informes debe versar sobre:

• los hechos descubiertos por primera vez por el consultor; « la importancia recién descubierta de hechos conocidos
• las conexiones recién descubiertas entre los efectos conocidos y causas hasta ahora desconocidas
• las soluciones a los problemas y su justificación
• los hechos que muestran al cliente que necesita adoptar medidas y cualquier otro hecho que atraiga la atención del cliente.