¿Qué es la Digitalización Empresarial? | Digitalización empresarial

La digitalización empresarial es un tema que impacta profundamente en los modelos de negocio de los distintos sectores y en la manera de gestionar las personas, que trae como consecuencia una gran cantidad de beneficios para la organización, como la mejora de la eficiencia y eficacia en los procesos, claves para la sostenibilidad empresarial.
El proceso de digitalización consta de aprender a estar alerta, más cerca de nuestros clientes, más atentos a la competencia, más atentos a los cambios tecnológicos y a las transformaciones socio culturales.
Estamos ante un consumidor que ha cambiado sus hábitos, está hiperinformado, posee una capacidad de comprar en cualquier lado y tiene acceso instantáneo a la información. Es él quien está generando esta revolución. El consumidor tiene cada vez más información, mayor poder de decisión y capacidad de generar opinión. Además, tiene a su disposición canales de información de los que hasta hace poco sólo disponían las marcas.
El cliente quiere interactuar, compartir, conversar; y cuando decimos conversar es eso, no escuchar, no recibir comunicados fríos, no tragarse anuncios que no cree. El consumidor quiere que las marcas a la cuales les da su confianza le traten como a una persona. No quiere pasarse una hora al teléfono, cuando puede recibir un email.
También la fuerza laboral esta cambiando. Las nuevas generaciones de empleados ya no se motivan con las mismas palancas, ni interactúan de la misma forma con los compañeros, ni perciben la autoridad de la misma forma. Los nuevos empleados disfrutan de trabajar de forma colaborativa, aprender y enfrentarse a retos. No quieren ser jefes de nadie, ni tener jefes de “ordeno y mando”. Quieren trabajar en un proyecto común, disfrutar de su trabajo y si no lo logran ya se buscarán otro.
Por tanto, tendremos problemas si pretendemos retener a clientes y a empleados, principalmente porque en este cambio, ya no solo tecnológico sino también cultural, ya no se retira a nadie, sino que se fidelizan y se crea confianza.

¿Qué es la digitalización empresarial?
La digitalización empresarial es la adecuación del modelo de negocio de la empresa para adaptarse al cambio que han sufrido los hábitos y costumbres de los consumidores para modelos B2C, pero también aplicada en modelos B2B. La digitalización empresarial, se refiere a las empresas que utilizan tecnología para transformar sus operaciones y procesos con el fin de conseguir un beneficio específico. Esto incluye la digitalización de documentos, el uso de quipo tecnológico para obtener nuevas oportunidades, como es el uso del móvil, el cual ha cambiado la manera en la que se hacen negocios, o, como un proceso específico que hoy en día se está actualizando más, que es la optimización de los sistemas de facturación, pues la facturación electrónica mejora el cobro de las facturas al integrarlo con medios de pago electrónicos y genera un ahorro considerable debido al ahorro del papel y gastos de distribución.

Es una herramienta clave para aumentar la competitividad de las empresas, pues ayuda a mejorar los procesos y el posicionamiento en el mercado como consecuencia de la transformación digital que existe gracias al uso de nuevas tecnologías, las cuales se han vuelto indispensables para cumplir con las expectativas de los clientes actuales.
Digitalizar los procesos de una organización ayuda a muchas áreas, como, por ejemplo, a organizar documentos para tener un acceso más rápido, mejorar la estrategia de mercadotecnia, simplificar las tareas diarias, llegar a más clientes, hacer la comunicación más eficiente, etc., en general, mejorar la experiencia de los usuarios, y por lo tanto, mejora el crecimiento una empresa.
Adaptarse a las tendencias digitales actualmente es vital para ser competitivos, la reputación digital impacta y puede ayudar o perjudicar mucho la imagen de una marca. La presencia digital es cada vez más importante debido a que el nivel de exigencia ha aumentado porque para los usuarios es más fácil acceder a un sitio web para encontrar información y/o para comprar algún producto o servicio sin tener que ir a una tienda física. Hoy día las personas buscan la inmediatez y las nuevas tecnologías permiten esto, de manera que permiten que una mayor cantidad de gente conozca una empresa, claro que esto depende de cada servicio o producto que se ofrezca y de la industria, por lo que se debe de ajustar para poder sacar los mayores beneficios.

Principales ventajas de la digitalización:

• Ahorro de espacio físico
• Mejora de procesos
• Acceso rápido en la búsqueda de información
• Mejor organización
• Simplificación de tareas
• Accesibilidad remota desde cualquier lugar y para muchos usuarios usando la nube
• Mayor seguridad con el cifrado de archivos
• Fortalecimiento de la ventaja competitiva
• Llegar a más clientes
• Conservación garantizada, pues los archivos no se dañan con el tiempo

 
Conceptos básicos de la digitalización empresarial
Como hemos visto la era digital supone una transformación en los modelos de negocio, lo que conocemos como la digitalización empresarial. Esta nueva era tecnológica ha provocado la irrupción de nuevos agentes y modelos gracias al Big Data, el Cloud Computing o el Social Business, trasladando a las empresas una necesidad de transformación digital que les permita adaptarse al nuevo ecosistema del mercado mediante diversas herramientas TIC.

1. Dispositivos móviles. El 70% del tráfico de usuarios que navega en Internet llega por el móvil. Este porcentaje denota que los hábitos de consumo están cambiando. La evolución en el uso de la Red también transforma el modo de oferta de las empresas. Las compañías deben analizar el proceso de compra de sus clientes para conocer sus gustos y ofrecerles lo que buscan, sin necesidad de que ellos pierdan tiempo en la navegación. Esto supone saber escuchar, analizar cuáles son las tendencias de los clientes y tener capacidad para cambiar. Para que una compañía se transforme digitalmente, primero, tiene que saber cuáles son sus objetivos, segundo, ubicar dónde están sus clientes -qué páginas consumen y en qué redes sociales se mueven- y, tercero, evaluar las herramientas online adecuadas para obtener una mayor competitividad. El móvil es el dispositivo del futuro para hacer negocios, toda transformación empresarial que tienda hacia la digitalización móvil va en el buen camino.
2.  Conocimiento Digital. Las pequeñas y medianas empresas son las que más dificultades tienen para subirse al tren de la nueva era online, hay que transformarse digitalmente, pero el conocimiento no está en las aulas, está en miles de herramientas en la Red, pero hay que conocerlas. Es muy importante que las empresas compartan tiempo con emprendedores y startups, que son las que crean ideas innovadoras en el mercado y ayudan a las compañías. La clave de la transformación digital radica en que las pymes se acerquen a las firmas tecnológicas.
3. Reputación. En la economía mundial cada vez hay menos barreras empresariales, pero más proyectos. Las empresas se mueven por proyectos, incluso, hay personas que ya no tienen un empleo fijo, sino que trabajan por planes. Así, surge la economía colaborativa, que otorga mayor flexibilidad a las compañías. En este contexto, tanto el cliente como el empresario adquieren un valor añadido, por lo que hay que cuidar la estrategia de comunicación bidireccional. Es importante trabajar la reputación profesional, así como la personal, porque ambas se fusionan.
4. Marca. La conversación de la comunidad online en torno a la marca de una empresa es cada vez mayor. Por eso, la detección de fans que hablan bien de una firma es transcendental para aprovechar sus niveles de influencia sobre otros potenciales clientes. El feedback entre consumidores aumenta en la Red, por lo que hay que vigilar los mensajes que lanza la empresa y los que se dan entre los usuarios, para saber qué piensan de un negocio. Además, la comunicación bidireccional propicia nuevos modelos de negocios.
5. Big Data. Las empresas están revolucionadas buscando datos para no quedarse al margen del boom digital. Pero, hacen falta jóvenes especialistas en la digitalización de la información. Los datos son como el petróleo de la información.  Los datos se traducen en oportunidades económicas, según los expertos en estrategias digitales. Los sistemas que manipulan los grandes conglomerados de datos adquieren relevancia.
6. Innovación. La innovación debe surgir de todos los departamentos de la compañía. Para generar nuevas ideas en el mercado, es recomendable emplear los conocimientos de los jóvenes emprendedores. En ocasiones, la innovación surge de la cultura de prueba y error. Se ha producido un cambio de paradigma donde se valora el fracaso, porque todo fallo sirve para mejorar.
7. Formato del contenido. La tendencia de la oferta de los bienes y servicios en Internet se da en formato de vídeo. Las personas ya no queremos leer, sino que nos den pequeñas cápsulas de información. Y si es en formato audiovisual mejor. Además, el poder de un vídeo bien grabado puede cambiar el negocio de una empresa. Es recomendable crear contenidos virales y compartirlos en las redes sociales.

 
¿Qué considerar al digitalizar una empresa?

1. Evaluar la situación de la empresa.  Para poder empezar un proceso hacia lo digital se necesita determinar un punto de partida, analizando cómo funciona la organización en todos los aspectos para encontrar las áreas que se podrían optimizar.
2. Priorizar la digitalización. Se debe de priorizar este proceso dedicándole los recursos y el tiempo necesario para llevar a cabo el plan.
3. Contar con el compromiso de la dirección. El compromiso de la Alta Dirección es fundamental, pero debe complementarse con un enfoque de abajo-arriba. La involucración de managers y empleados es clave para asegurar comprensión, apoyo y adherencia a largo plazo de la organización con el cambio. La dirección debe acompañar la transformación para que el proceso se desarrolle adecuadamente, sobre todo para que se pueda contar con los recursos necesarios.
4. Capacitar al equipo. Es importante tener a las personas adecuadas para llevar a cabo el proceso, por lo que se debe realizar un análisis de los empleados con los que se cuentan para identificar a los que mejor se adapten al proyecto.
5. Segmentar. La segmentación es muy importante debido a que debemos de tener muy claro a quién o a quiénes nos dirigimos con el fin de ofrecerles una solución hecha a su medida. Para esto, se debe de realizar una investigación a profundidad sobre gustos, características e intereses de los clientes.
6. Entender y optimizar la experiencia del cliente. El cliente es la prioridad para poder lograr la digitalización. Cuando ya se cuente con todos los recursos, personas y plan para desarrollar el proceso, se debe de poner manos a la obra, todo enfocado a mejorar la experiencia del cliente, preguntándose ¿Qué hace mi cliente de manera digital?, y de esta manera, la respuesta podrá orientar que cambios se deben de hacer para mejorar su interacción con la empresa.
7. Definir los canales a utilizar. Una vez que ya se tenga un entendimiento del cliente, se deben de escoger los canales que se utilizarán para llegar a ellos, dependiendo de sus características y de manera que se ofrezca un servicio multicanal.
8. Diferenciarse. Lo mejor es alejarse de la competencia que se basa en precios, lo recomendable es utilizar la diferenciación como propuesta de valor, lo cual ayudará a mejorar la experiencia del cliente y por lo tanto, a que prefieran la marca.
9. Establecer acciones a nivel interno. Una vez que se tiene el entendimiento del cliente y los canales adecuados, es necesario realizar la estrategia digital utilizando el análisis de datos para elegir las herramientas que se usarán.

Claves para afrontar la digitalización empresarial con éxito.

1. La clave de la digitalización no es la tecnología sino las personas y la transformación de los modelos de negocio. Esto es algo no evidente que ya lo han asumido las compañías líderes en el mundo digital de los distintos sectores (incluidos los más industriales). Debe ser, por tanto, un proceso de evolución de la cultura organizativa con involucración de toda la organización.
2. Es un proceso de transformación que exige foco y resiliencia. Hay que repensar lo aprendido (transformar puestos tradicionales para adaptarlos al nuevo entorno) y aprender (crear posiciones relacionadas con nuevas áreas de conocimiento: big data, redes sociales, e-commerce, robótica, inteligencia artificial…).
3. Generar sensación de urgencia. Es un asunto crítico y a abordar con rapidez: no adaptarse al mundo digital puede ser un suicidio profesional y empresarial en numerosos casos.
4. Optimismo digital. Las organizaciones deben ser conscientes de los riesgos, pero deben afrontar este proceso en positivo. Esto les permitirá detectar oportunidades de negocio más rápido que sus competidores (no sólo los “tradicionales” sino también los nuevos jugadores provenientes de otras industrias).
5. El compromiso sigue siendo uno de los factores clave de éxito en este nuevo contexto. El reto es lograrlo a dos niveles: de los empleados para mantener cohesión, productividad, compartir ideas y reinventarse asumiendo con valentía las dificultades del proceso y de los clientes para convertirlos en prescriptores (ej. influencers en las redes). Esto potenciará la marca en un mundo hiperconectado y donde la reputación es frágil, se gana cada día y está siempre en el punto de mira (especialmente en internet).
6. La marca laboral tradicional (employer branding) también está en cuestión. Ser atractivo para el talento digital suele implicar cambios en la tradicional propuesta de valor del empleado. Ganan peso elementos como la flexibilidad, conciliación, mayor participación en la estrategia, desarrollo acelerado o nuevas formas de compensación total. Y hay que estar también abiertos a las nuevas formas de colaboración profesional de estos colectivos (ej. millennials) que van más allá del contrato laboral clásico.
7. La agilidad e innovación son críticas, tanto en las tomas de decisión como en la capacidad de aprender y adaptarse rápidamente que tengan los equipos en un contexto de gran incertidumbre y donde el futuro es desconocido. Hay que probar e inevitablemente habrá equivocaciones (a ser posible que sean rápidas y baratas). La tecnología hay que percibirla como un verdadero pilar del negocio y más allá de su componente técnico.
8. Implantar una estrategia multicanal. Es necesaria una gestión más bidireccional y de escucha activa hacia todos los stakeholders y las múltiples generaciones. Esto requiere además una mayor transparencia sobre asuntos clave como la estrategia, productos/servicios, estilos de gestión, políticas de RSC o de gestión de personas.
9. El éxito en la digitalización sólo se logrará con el involucramiento y la visión compartida de toda la plantilla. Existen altos riesgos de fracaso si este nuevo enfoque de gestión se visualiza sólo como un proyecto con fecha de caducidad liderado sólo por la Dirección General o por un departamento concreto (típicamente Marketing, Digital o Tecnología).