Operaciones | El mapa de procesos

La forma más común de realizar un mapa de procesos es representado mediante un diagrama de flujo de trabajo. Su objetivo es aumentar la visibilidad sobre un proceso o una serie de procesos paralelos permitiendo detectar lo que funciona, para tomar la decisión de exportarlo a otras áreas, y también todo lo que se considera susceptible de mejorar, de forma que sea posible poner las medidas necesarias para su corrección a tiempo.
Hacer un mapa de procesos de la empresa es una tarea compleja que puede ser clave en la elaboración de un plan estratégico corporativo, pero ¿qué es exactamente un mapa de procesos? ¿Qué aporta a la empresa?
El mapa de procesos es la representación gráfica, o sea el diagrama, de la interrelación existente entre todos los procesos y subprocesos de la empresa. Dicho así, puede parecer fácil de realizar, pero la verdad es que suele ser una tarea ardua que implica a los diferentes departamentos de la empresa.
El objetivo de este mapa es conocer de forma muy detallada y profunda el funcionamientos de los procesos y actividades en los que la empresa está involucrada. Lo suele realizar un equipo con responsables de todos los departamentos, que se ocupan de identificar los procesos, tanto los principales como los secundarios. De hecho, se suele diferenciar tres grandes grupos de procesos de la organización: estratégicos, operativos y de soporte.

Que es el mapa de procesos
La definición de mapa de procesos es simple, ya que se trata de una representación gráfica de la secuencia de acciones de que se compone cada proceso. Cada uno de ellos está compuesto por actividades encaminadas a la consecución de un fin específico o un resultado determinado. En esta representación, las interrelaciones adquieren una relevancia muy especial.

Cual es la importancia del mapa de procesos
La importancia del mapa de procesos radica en su potencial para:

• Ayudar a aprender del trabajo que se está desarrollando: permitiendo detectar los puntos fuertes, para exportarlos a otras áreas y/o procesos e identificar las debilidades, para trabajar en ellas y eliminarlas o minimizar su impacto negativo en los resultados finales.
• Alcanzar una mejor comprensión de las implicaciones de cada proceso: ya que el mapa de procesos es el punto de partida para cualquier análisis orientado a la toma de acciones de mejora y el primer paso hacia la generación de ideas que permitan la optimización.
• Documentar los factores que influyen en cada proceso y su ejecución: de esta forma se obtiene una referencia sobre la que trabajar para mejorar el rendimiento y ganar alineación con la estrategia empresarial.

La relevancia que un mapa de procesos tiene para la organización depende en gran medida del proceso que se siga para su elaboración. Si se buscan resultados enriquecedores es necesario partir de un buen conocimiento del negocio y sus objetivos y contar con la participación de los equipos de trabajo, para que aporten su punto de vista y completen la perspectiva que se va a obtener sobre la organización y su funcionamiento interno.

Beneficios de los mapas de procesos 
Un mapa de procesos es mucho más que un simple diagrama. Cuando está bien hecho, sin errores, aporta mucha información vital para el desarrollo de la actividad de la empresa. Así, esta herramienta se puede utilizar para:

• Detectar ventajas competitivas.
• Identificar posibles mejoras o correcciones, así como nuevas oportunidades para el negocio.
• Administrar los recursos y actividades de la empresa.
• Identificar los roles claves de la compañía.
• Definir las responsabilidades y funciones de cada empleado.
• Identificar la necesidades actuales y futuras de los clientes.
• Mejorar el flujo de información entre los diferentes procesos y/o departamentos.

Como hacer el mapa de procesos
Empezar el mapeo de procesos en una empresa genera muchas dudas sobre cómo implementarlo pero también sobre los beneficios que conlleva. Así pues, es importante determinar cuáles son las ventajas:

• En primer lugar, realizar este mapa por procesos implica que se definan roles y responsabilidades en el seno de la organización.
• En segundo lugar, se mejora el flujo de información entre las diferentes funciones. 
• En tercer lugar, el hecho de tener unos objetivos definidos a todos los niveles propicia que los distintos niveles dentro de la empresa estén alineados en la visión global de la organización.
• Además, también es importante destacar que con funciones y procesos orientados en una cadena de valor los objetivos definidos en todos los niveles están alineados a la visión organizacional.
• Por último, debemos entender que con los mapas de procesos se consiguen indicadores claves de desempeño y sirven también para identificar oportunidades importantes. En definitiva, con un mapa de procesos se consigue tener más orden y alinear visiones de la empresa: puntos clave conseguir una empresa más competitiva.

Crear un mapa de procesos

• Los procesos de una organización se dividen en 3 grandes grupos: procesos estratégicos, procesos operativos y procesos de soporte. A partir de aquí, se identifican los procesos más “pequeños” que formarían cada gran grupo. La mejor forma para entenderlo es mediante un ejemplo:
• "Una empresa distribuidora de bebidas refrescantes decide gestionar su empresa mediante procesos. Para ello tiene que identificar todos los procesos en los cuales se dividirá la compañía para una gestión eficiente. A continuación, algunos ejemplos de los procesos que se encontrarían dentro de cada gran bloque": ​

Una vez todos los procesos de la compañía son conocidos, el siguiente paso es elaborar el mapa de procesos. Éste podría considerarse como una “gran telaraña” de procesos unidos entre sí representados gráficamente.

• Se trata de un diagrama que presenta la visión global de la estructura de la empresa, donde se presentan todos los procesos que la forman y sus principales relaciones. Para elaborarlo se deben conocer todas las conexiones además de las entradas (inputs) y salidas (outputs) de cada proceso, teniendo en cuenta que la entrada tiene unos objetivos marcados en relación al cliente y la salida de éste tiene que satisfacer las necesidades del cliente en relación a los objetivos marcados.
• Un mapa de procesos no es igual en todos los casos,  sino  que cada empresa lo adapta a su estructura. Deben de ser claros y concisos en cuanto a la información que refleja para cumplir con su finalidad. Todos los procesos deben constar en el mapa y deben de estar unidos a los procesos con los que se interrelacionan, si los hay. No es necesario que se expliquen en detalle todos los procesos pero sí que consten los grupos de actividades que engloban.
• Una gestión empresarial que se basa en un mapa de procesos se sustenta en una base sólida, con una orientación a objetivos y resultados, con una perspectiva global y transversal de toda la empresa. este tipo de gestión conlleva una estructura de procesos coherente con el funcionamiento y la estructura organizativa de la empresa, un sistema de indicadores que permiten evaluar la eficiencia de todos los procesos así como una designación de responsables de procesos, que supervisan y mejoran el cumplimiento de los requisitos y objetivos asignados.

Hacer un mapa de procesos en Word en 7 pasos
La construcción de un diagrama de flujo para crear un mapa de procesos requiere de siete pasos, que se detallan a continuación y pueden desarrollarse en Word:

1. Establecimiento de los límites.
Es imprescindible conocer de dónde parte y hasta dónde llega cada proceso. Para ello hace falta plantearse dos cuestiones: ¿Dónde comienza el proceso? y ¿Dónde termina?

2. Descripción de las tareas.
Para profundizar en cada proceso se necesita saber de qué tareas y/o actividades se compone. Hay que ser capaz de responder a las siguientes preguntas:

• Descripción de la tarea: información suficiente para comprender el flujo del proceso.
• Detalles relevantes: datos que aporten luz sobre los puntos de decisión.

3. Determinación del orden de las tareas.
Es el momento de secuenciar los pasos y para ello se puede utilizar el conocido método de los post-its, que permiten realizar ajustes posteriores, en los casos en que se considere necesario. Se recomienda no comenzar a dibujar las flechas hasta más tarde.

4. Incorporación de la simbología específica.
Dibujar los símbolos apropiados es la única forma de universalizar el acceso a la información que se muestra en el mapa de procesos. Para ello se puede empezar con los símbolos básicos:

• Óvalos: significan entrada, si se sitúan al iniciar el proceso o salida, cuando se ubican en el final del proceso.
• Cajas o rectángulos: muestran una tarea o actividad realizada en el proceso.
• Diamantes: arrojan atención sobre los puntos del proceso donde es requerida una decisión.
• Flechas: indican el flujo de dirección del proceso y, por lo general, sólo hay una por cada caja de actividad, excepto en los casos en que se necesita decidir sobre algún aspecto. Si hay flechas de retroalimentación, éstas deben hacer bucle y conducir de vuelta a la caja de entrada.

5. Diseño del sistema.
Llegados a este punto se pueden sentar las bases del modelo sobre el que se trabajará dibujando gráficos utilizando que muestren el enfoque apropiado. Así:

• Entrada: se ha de utilizar la información basada en las personas, máquinas, materiales, métodos y entorno.
• Proceso: empleando subconjuntos de los procesos en serie o en paralelo.
• Salida: aquí se expresan los resultados deseados.
• Control: es donde se aplican las reglas de negocio.
• Comentarios: completan la información expuesta en el mapa de procesos.

6. Verificación de la integridad.
Hay que poner los medios necesarios para realizar comprobaciones posteriores que ayuden a conocer la consistencia y calidad de la información recogida en el diagrama y para ello se deben aportar datos sobre la fecha, la autoría o la información gráfica, que faciliten la referencia.

7. Finalización del diagrama de flujo.
El punto final en la elaboración del gráfico es el primero de la utilización del mapa de procesos como tal. Antes de considerarlo acabado hay que lograr el consenso entre las partes que intervinieron en su elaboración, eliminar duplicidades o redundancias y llenar vacíos de información, cuando se localicen.
El propósito del mapa de procesos es aumentar la comprensión sobre los procesos gracias a diagramas que simplifican la presentación del contenido ayudando a conocer:

• Los puntos donde se puede mejorar.
• Las áreas susceptibles de aumentar su eficiencia.
• Los medios para ofrecer un mejor servicio al cliente.
• Los procesos que mejores resultados dan.

Aspectos clave para saber cómo se elabora un mapa de procesos
Por eso, en la construcción de un mapa de procesos hay que tener en cuenta cuatro puntos importantes:

1. Un mapa de procesos debe secuenciar y reflejar las tareas y actividades en la forma en que se desarrollan en la realidad y no representar gráficamente el escenario deseado o el que se aspira alcanzar.
2. El mapeo de procesos es una iniciativa dinámica y se debe abordar como tal, fomentando la introducción de cambios y facilitando su actualización, cuando sea necesario.
3. Cualquier mapa de procesos debe tener un inicio y un final, la secuencia no puede quedar abierta ni incompleta.
4. No existe una única forma correcta de hacer un mapa de procesos. Esta herramienta se ha de usar para comprender mejor el modo de trabajar de la organización y, así como existen múltiples modelos de empresas, también tiene que haber un tipo de mapa de procesos para cada una.

Vídeo: cómo se hace un mapa de procesos en Excel
Si quieres saber cómo hacer un mapa de procesos en Excel puedes consultar este vídeo:
https://www.youtube.com/watch?v=LOSrJzOPBAg

Mapa de Procesos en Lenguaje BPMN
BPMN por sus siglas en inglés, Business Process Model and Notation, Modelo y Notación de Procesos de Negocio. Es un lenguaje gráfico estándar que permite el modelado de procesos de negocio, en un formato de flujo de trabajo (workflow).

Mapa de Procesos
El mapa de procesos es una representación gráfica de los procedimientos que lleva a cabo la organización. Este diagrama muestra todos los procesos y subprocesos de la organización y la interrelación existente entre los mismos.

Las ventajas para la organización de identificar y clasificar los procesos son:

• Visualizar la secuencia lógica de los procesos
• Identifica las interrelaciones
• Permite enfocar la operativa de la organización en los clientes externos
• Facilita la revisión de cada proceso en relación con otros procesos de modo de no generar conflictos internos
• Contribuye a planificar nuevas estrategias

Clasificación de los Procesos
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• Procesos claves: Constituyen la razón de ser de la organización. Están orientados a cumplir con los requisitos de los clientes.
• Procesos de apoyo: Complementan los procesos claves y les permiten operar. Atienden las demandas internas.
• Procesos estratégicos: Brindan las directrices generales para los demás procesos. Son ejecutados por la dirección de la organización.