Cada proyecto requiere una organización y una estructura dependiendo de su complejidad.
Es necesario definir una estructura y una organización adecuada al tipo y a la complejidad del proyecto para asegurar su consistencia. El gerente de proyecto debe establecer la estructura organizativa adaptada a los requisitos de alto nivel del proyecto. La estructura organizativa debe estar ligada a la política de la organización y a las condiciones particulares del proyecto, tomando en cuenta experiencias de casos anteriores. Dicha estructura debe servir para impulsar la comunicación y cooperación efectiva entre todos los integrantes. La Organización debe ser pues adecuada para el alcance del proyecto, el tamaño del equipo y las condiciones locales donde se desarrolle el proyecto, siguiendo los principios que se detallan a continuación:
Se debe especificar la organización del proyecto respecto a su estructura desagregada del proyecto y a las fases que lo componen
Muchas organizaciones presentan todas estas estructuras a diferentes niveles. Por ejemplo, una organización funcional puede crear un equipo del proyecto ad-hoc situado fuera del organigrama y con personal totalmente dedicado para gestionar un proyecto crítico. El Director de Proyecto El director de un proyecto desempeña generalmente las mismas funciones, independientemente del entorno tecnológico en el que se desarrolle el proyecto, con el objeto de satisfacer unos requisitos específicos, de acuerdo con los objetivos de alto nivel del proyecto y teniendo en cuenta las limitaciones de tiempo, coste y recursos impuestas por el cliente, el propio proyecto o por la empresa. Según AEIPRO, Asociación Española de Ingenieros de Proyectos, las funciones que desempeña el responsable de un proyecto son:
Por otro lado, el responsable de un proyecto debe poseer unas cualidades determinadas con el objeto de garantizar el desempeño eficaz y eficiente del proyecto. Por regla general, el responsable de proyectos:
Los Directores de Proyectos desempeñan las mismas funciones independientemente del contexto tecnológico y el entorno en el que se desarrolle el proyecto, sin embargo deben desarrollar una serie de funciones clave para que la concepción y el desarrollo del proyecto se realice de forma eficiente. Por regla general, el responsable de un proyecto debe estar asistido por un equipo, adecuadamente experimentado y motivado, de colaboradores extraídos de las diferentes áreas funcionales de la empresa, que supervisarán las diferentes áreas funcionales de los trabajos a realizar en el proyecto. De esta forma a este equipo, que constituye la parte de la organización del proyecto encargada de la gestión del proyecto, se suele denominar oficina de gestión del proyecto. El responsable de un proyecto debe crear un clima en el cual las personas, que constituyen la organización del proyecto, contribuyan efectiva y eficientemente al desarrollo del proyecto y al cumplimiento de los objetivos. Por ello, el responsable de un Proyecto no sólo debe definir de la estructura organizativa del proyecto, sino que una vez definida la esta estructura, será necesario que seleccione el personal que compondrá el equipo de gestión del proyecto y facilitará el desarrollo del equipo, en particular de las capacidades y habilidades que permitan mejorar el rendimiento del proyecto. A la hora de seleccionar el personal que va a intervenir en el proyecto será necesario definir su competencia o capacidad en términos de educación, conocimientos y experiencia, de forma que la selección se realice teniendo en cuenta las descripciones de los trabajos, sus referencias y experiencia profesional previa. La selección de debe realizar con tiempo suficiente, sobre todo si se prevé que puedan surgir dificultades para encontrara personal adecuado. Estos criterios tanto al personal que formará parte de la organización del proyecto como al que mantiene su propia afiliación. El responsable de un proyecto debe estar involucrado en nombramiento de los miembros clave del equipo, y cuando se trate de la designación del propio responsable del proyecto se debe prestar atención especial a las cualidades de liderazgo. A la hora de asignar personas a los equipos deben considerarse sus intereses personales, las relaciones interpersonales, sus fuerzas y debilidades. La experiencia de cada uno y sus características personales son de gran ayuda a la hora de repartir responsabilidades entre los miembros de la organización. Es conveniente que dentro de la organización, la descripción de las tareas a realizar en el proyecto sean comprendidas y aceptadas por los responsables designados para su ejecución, y todos los nombramientos hay que confirmarlos y comunicarlos a las personas a quienes concierne. Al comienzo del proyecto, se recomienda realizar reuniones de trabajo de todo el equipo del proyecto para que se genere un común nivel de entendimiento y de expectación. El desarrollo del equipo incluye la gestión y las acciones individuales llevadas a cabo específicamente para mejorar el rendimiento del equipo que gestionará el proyecto. Dirigir un proyecto por lo general implica:
La Oficina de Proyectos Una oficina de dirección de proyectos es un cuerpo o entidad dentro de una organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción. Las responsabilidades de una oficina de gestión de proyectos pueden abarcar desde proveer funciones de apoyo para la dirección de proyectos hasta la responsabilidad de dirigir proyectos directamente. Una función fundamental de esta oficina es brindar apoyo a los directores del proyecto de diferentes formas, entre ellas:
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