Fundraising | Mejores prácticas de recaudación online de fondos

Ya sea que esté ejecutando una campaña de igual a igual en línea, una subasta en línea, moviendo su evento a virtual o realizando una recaudación de fondos híbrida, existen algunos pasos críticos para planificar el éxito. Según el tamaño y el alcance de su recaudación de fondos virtual y la cantidad de tiempo que tenga para preparar su recaudación de fondos en línea, asegúrese de:

PASO 1. EVALUAR PROS Y CONTRAS
Antes de saltar, tómese un tiempo para evaluar los pros y los contras de llevar su recaudación de fondos de forma virtual. Este es un paso importante para completar solo o con su equipo, como primer paso en su debida diligencia.
 
PROS

• Económico. Con las subastas en línea y las recaudaciones de fondos virtuales, no hay ningún evento físico. Como no tendrá que alquilar un espacio, ofrecer opciones para cenar, etc., los gastos del evento pueden reducirse.
• Mucha flexibilidad. Las recaudaciones de fondos virtuales son muy flexibles. Un evento para recaudar fondos en línea puede durar más que uno físico, y las personas pueden participar en cualquier momento y desde cualquier lugar.
• Recopilación de datos sin problemas. Para organizar una subasta en línea, su organización establecerá un sitio de recaudación de fondos a través de su software de ofertas peer-to-peer o móvil. El software se puede vincular a su CRM sin fines de lucro, o de forma independiente como su repositorio de recaudación de fondos, lo que facilita la recolección de datos y pagos de los donantes.

CONTRAS

• Toque menos personal. Dado que el evento ocurre en el ciberespacio, las recaudaciones de fondos virtuales pueden carecer de un toque personal. Deberá encontrar formas de crear momentos de misión y conexiones sociales con los donantes en línea.
• Menos incentivos. Debido a que no existe el mismo sentido de competencia amistosa con una subasta en línea, puede haber menos sentido de urgencia para que las personas pujen. Su equipo puede usar la gamificación (ofertas máximas, comprar ahora y notificaciones sobre ofertas) y las redes sociales para crear una atmósfera competitiva en línea.
• Más difícil de destacar. Seamos realistas, porque es algo que los participantes hacen en su propio tiempo, tendrás que encontrar formas de destacar.

PASO 2. DETERMINE SU PRESUPUESTO Y METAS
Una vez que haya decidido emprender una recaudación de fondos virtual, es hora de establecer un presupuesto.

• Presupuesto más pequeño: las recaudaciones de fondos virtuales requieren menos gastos que las subastas en persona, por lo que su organización a menudo puede operar con un presupuesto limitado.
• Establezca metas: decida una meta. Saber cuál es su objetivo garantiza que su recaudación de fondos virtual tenga un plan de éxito sin fines de lucro para su recaudación de fondos. Trabaja al revés: determina lo que quieres recaudar.
• Subastas silenciosas: suponga que los ingresos del 50-60% se valoran en sus artículos silenciosos. Para recaudar $ 20,000 en una subasta, necesitará al menos $ 40,000 en valor del artículo a una tasa de ingresos del 50%.
• Verifique la base de postores: determine cuántos postores necesita en línea para respaldar sus objetivos de recaudación de fondos. Asegúrese de incluir esto en su presupuesto.
• Donaciones: determina lo que has recaudado en el pasado y ejecuta algunos escenarios de ingresos. Es importante familiarizarse con los números y las posibles implicaciones para su recaudación de fondos virtual. ¿Qué pasa si tienes menos donaciones (establece un porcentaje)? ¿Qué pasa si las donaciones llegan en incrementos más pequeños pero aumentan?
• Precio fijo: determine qué artículos de precio fijo puede vender en línea (rifas, fiestas de inscripción, juegos, mercadería). Las rifas están sujetas a las regulaciones estatales, así que asegúrese de consultar con la comisión de juegos local sobre las regulaciones en su área.
• Llamamiento en vivo: Piense en formas en las que podría compartir su misión en un mundo virtual para involucrar a donantes nuevos y existentes. ¿Cómo funcionará? ¿Cuál es el plazo? ¿Puedes usar nuevos medios? ¿Vídeo? ¿Transmisión en vivo? ¿Facebook Live?
• Subasta en vivo: si tiene una subasta en vivo, deberá organizarla de manera diferente a como lo haría con un evento en persona. ¿Puede ponerlo en FB Live usando comentarios como ofertas o fomentar las ofertas por poder a través de un contacto proactivo con los ganadores / postores anteriores de LA? ¿Puedes transmitir en vivo?
• Presupuesto dual: en algunos casos, las recaudaciones de fondos virtuales se combinan con eventos en vivo. Si está organizando una recaudación de fondos de estilo híbrido, asegúrese de tener en cuenta los costos de ambos eventos.
• Para su subasta silenciosa en línea, revise las ofertas mínimas y los aumentos. Considere aumentar las ofertas mínimas y / o los aumentos para obtener más ingresos. 

 
PASO 3. SELECCIONE EL SOFTWARE DE RECAUDACIÓN DE FONDOS EN LÍNEA
Su software de recaudación de fondos en línea será la ubicación central para su recaudación de fondos virtual, ¡así que elija sabiamente! Hay dos tipos de software que son ideales para la recaudación de fondos virtual, la tecnología peer-to-peer y la licitación móvil con capacidades de subasta en línea.

Aquí hay 10 características importantes que debe buscar en su software de recaudación de fondos virtual y en línea:

1.  Basado en la nube. Es fundamental poder acceder a todas sus herramientas y datos de planificación desde cualquier lugar y en cualquier momento. El software basado en la nube también hace que sea mucho más fácil para su equipo mantenerse organizado de forma remota.
2. Diseño flexible. Elija una plataforma que le permita personalizar su sitio de recaudación de fondos y las páginas de recaudación de fondos de los participantes individuales para adaptarse a su marca y necesidades.
3. Optimizado para móviles. El número de transacciones sin fines de lucro realizadas a través de dispositivos móviles aumentó en un 50% durante el año pasado. Es esencial que su software esté optimizado para llegar a los donantes donde se encuentran: sus teléfonos inteligentes.
4. Gestión de artículos. Asegúrese de que su software le permita rastrear y administrar sus artículos de subasta. Aún mejor si tiene la funcionalidad de agrupar fácilmente elementos relacionados en paquetes para maximizar los ingresos.
5. Licitación en línea. Por supuesto, esto es imprescindible. Su software de licitación en línea debe tener funciones de licitación en línea sólidas y efectivas, ya sea que su evento sea solo en línea o junto con un evento en persona.
6. Pago y registro. Su sitio de recaudación de fondos en línea debe servir como un centro central para registrar invitados en línea para pujar / donar y cobrar tarjetas de crédito. Asegúrese de que su software sea compatible con PCI con funcionalidad de seguridad incorporada.
7. Integraciones de redes sociales. Vincula tus canales sociales desde el software para maximizar tu alcance y comunicar tu causa.
8. Notificaciones online. Los mensajes y las notificaciones de texto facilitan recordar a los participantes sus eventos de recaudación de fondos virtuales. Mantenga la energía haciéndoles saber cuándo se les ha superado la oferta, o para las recaudaciones de fondos entre pares, agradézcales de inmediato por su donación.
9. Páginas personalizadas. Su software de subastas en línea debería permitirle crear páginas informativas y de recaudación de fondos personalizadas ilimitadas. Su software peer-to-peer debería permitir a los participantes individuales crear fácilmente páginas personalizadas de recaudación de fondos.
10. Informes y análisis. Esto es absolutamente esencial. Cualquier herramienta que utilice debería facilitar la recopilación y el análisis de sus datos de recaudación de fondos. El software de recaudación de fondos virtual y en línea debe tener herramientas de análisis integradas, informes y / o integraciones con los mejores CRM.

Asegúrese de buscar estas funciones en cualquier software que considere.

Una vez que haya elegido una plataforma de software de recaudación de fondos virtual, es hora de comenzar a construir su sitio de recaudación de fondos.
 
PASO 4. MONTA TU EQUIPO
Para llevar a cabo la recaudación de fondos virtual, necesitará un equipo ligeramente diferente para supervisar el evento o la campaña. Piense en todos los esfuerzos necesarios para planificar y ejecutar su subasta. Luego, determine qué miembros del personal y voluntarios tienen el tiempo y las habilidades para administrar estos esfuerzos. Estos son los recomendados:

• Webmaster: encargado de mantener el sitio
• Equipo de recaudación: Contactos con los clientes
• Comunity manager:  Marketing digital y promoción virtual
• Monitor de la recaudación: Jefe de Proyecto

PASO 5. PROMOVER SU RECAUDACIÓN DE FONDOS VIRTUAL
Como mencionamos, una gran ventaja de organizar una recaudación de fondos virtual es que cualquiera puede participar.  Esta se convierte en una gran oportunidad para que las organizaciones sin fines de lucro abran su recaudación de fondos a simpatizantes remotos en todo el país. También es una forma, gracias a las redes sociales de atraer nuevos seguidores a tu causa.
Asegúrese de que su estrategia de comunicación y promoción aproveche estas mejores prácticas:

• Utilice las redes sociales para crear un hashtag, compartir historias en Instagram y videos en Facebook (mayor participación). Cuente sus historias y comparta el impacto para impulsar la participación. 
• Utilice el video para crear mensajes convincentes de aquellos a quienes ha servido y para conectar este evento y su misión.
• Haga correr la voz con sus voluntarios y donantes. ¡Pueden compartir sus historias con hashtags, hablar sobre su recaudación de fondos en línea y alentar a las personas a donar!
• Comparta su marca con patrocinadores y consiga que sus patrocinadores locales y corporativos compartan sus mensajes con sus clientes y empleados.
• Utilice el marketing por correo electrónico con temas pegadizos para llamar la atención. Pida a sus donantes, personal y voluntarios que le ayuden a promocionar su evento virtual por correo electrónico.
• Envíe un mensaje de texto a sus donantes directamente desde su Planificador con una declaración de llamado a la acción, como "¡Regístrese para ofertar en nuestra Gala virtual!"

​Cómo promover su recaudación de fondos virtual:

•  Informar a los soportes. Hágales saber a los seguidores que se está volviendo virtual. Bríndeles las fechas de su evento o campaña y cuénteles los objetivos que espera alcanzar. No f Ordene decirles cómo planea utilizar los ingresos. ¡Compartir el impacto es importante en un mundo virtual!
• Explique cómo participar. Es posible que algunos de sus seguidores no hayan realizado anteriormente actividades de recaudación de fondos en línea, por lo que deberá explicar cómo participar. Si simplemente está publicando sus ofertas para dispositivos móviles en línea, informe a las personas que se trata del mismo sitio y software que usarían para su subasta en el sitio. Asegúreles que lo único diferente es que pueden pujar desde sus sofás, ¡o donde quieran!
• Comparta el enlace a su sitio de recaudación de fondos. Su sitio de recaudación de fondos en línea servirá como su sede de recaudación de fondos. Comparta el enlace con los seguidores para que puedan empezar a pujar y donar. Coloque su catálogo de subastas, llamamiento de donación, artículos a precio fijo (rifas, fiestas, mercadería) en su sitio. Si está ejecutando una campaña virtual peer-to-peer, pida a sus participantes que pongan en marcha sus páginas personales de recaudación de fondos y compartan los enlaces en las redes sociales.
• Aproveche a los embajadores: piense en sus colaboradores, voluntarios, donantes y personal más leales y conviértalos en embajadores. Tócalos para que te ayuden a correr la voz por todas partes sobre tu recaudación de fondos virtual. Puede configurarlos para que tengan éxito con plantillas y kits de herramientas de redes sociales. Motívelos con concursos para determinar quién puede obtener la mayor cantidad de nuevos postores, donantes o alcance social. Haga que sea divertido para ellos recaudar fondos para sus esfuerzos en línea.
• Explosión en las redes sociales: ¡Social es el mejor amigo de los recaudadores de fondos virtuales! Es gratis y tiene alcance ilimitado. Cree un plan de redes sociales para promover, involucrar y entusiasmar a los seguidores. Deja que tu ejército de redes sociales se suelte. Asegúrese de incorporar mensajes de misión, declaraciones de impacto y el "por qué es importante" en sus publicaciones para conectarse con los seguidores.

 
PASO 6. LANZAR SU RECAUDACIÓN DE FONDOS VIRTUAL
Una vez que llega el día de la recaudación de fondos virtual, es hora de iniciar la recaudación de fondos.

• Subasta online: ¡Empiece a pujar! Y active sus donaciones en línea, artículos de precio fijo y cualquier otra actividad de recaudación de fondos en línea. El uso de ofertas máximas puede aumentar las ofertas y algo para anunciar para que los "robots lo hagan".
• Campañas virtuales y de igual a igual: inicie su sitio de recaudación de fondos de igual a igual, solicite a los participantes que difundan las noticias en las redes sociales y observe el despegue de su campaña.
• Envíe actualizaciones y comparta el progreso: no importa qué tipo de recaudación de fondos virtual esté ejecutando, recuerde involucrar activamente a los partidarios en todo momento. Bríndeles actualizaciones sobre artículos de alto valor, avance hacia sus objetivos y siempre envíe recordatorios sobre cuándo finalizará la recaudación de fondos (licitaciones y donaciones).
• Asegúrese de tener un miembro del personal que supervise la recaudación de fondos, las licitaciones y las donaciones para responder cualquier pregunta que tengan los seguidores y para solucionar cualquier problema del sitio de recaudación de fondos.

PASO 7. TERMINE SU RECAUDACIÓN DE FONDOS VIRTUAL

• El tiempo corre, y el final de su recaudación de fondos virtual está casi aquí. Afortunadamente, no tiene que preocuparse por cerrar la licitación o la recaudación de fondos en línea, porque su software de licitación móvil o peer-to-peer lo hará automáticamente por usted.
• La mayoría de las plataformas de recaudación de fondos en línea requieren que los postores ingresen sus números de tarjeta de crédito antes de la licitación o donación para que cumplan con sus ofertas y / o donaciones. A los ganadores se les cobra automáticamente, por lo que su organización no tiene que preocuparse por perseguir pagos iniciales en un mundo virtual.
• Empaquete y envíe correctamente cada artículo al ganador de manera oportuna. Asegúrese de solicitar la dirección e inserte un cargo de envío fijo si es necesario.

PASO 8. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
DIGA GRACIAS: Agradecer a los colaboradores virtuales es fundamental, especialmente si son nuevos en su causa. Los donantes sociales, aquellos que participan en donaciones a través de canales en línea y redes sociales, quieren estar conectados con las causas que apoyan.
 
Estudio de donantes sociales
Asegúrese de enviar notas de agradecimiento que reconozcan a los donantes por su apoyo. Utilice publicaciones explosivas en las redes sociales para agradecer a todos los que ayudaron: donantes, personal, voluntarios, participantes entre pares. Vincule todas las comunicaciones de los donantes con los resultados que logró, los dólares recaudados y cómo se utilizarán los fondos para apoyar su misión. Para construir una base de donantes más leal y sostenible, dedique tanto tiempo a su estrategia de comunicación posterior a la donación como para atraer simpatizantes a su recaudación de fondos virtual.

EVALUAR EL RENDIMIENTO:
Evalúe el éxito de su subasta haciendo un seguimiento de su rendimiento. El seguimiento de sus resultados con software de ofertas peer-to-peer o móvil debería ser bastante sencillo.
Dado que la recaudación de fondos virtual se lleva a cabo en línea, toda la información de los artículos y los patrocinadores se registrará automáticamente en su software en línea para que pueda analizarla ahora y en el futuro.
 
Cómo determinar si su recaudación de fondos fue un éxito
Ahora que ha realizado su recaudación de fondos en línea, es el momento de ver cómo lo ha hecho, relajarse y luego volver a la recaudación de fondos. Recuerde que con las estrategias adecuadas en mente, cualquiera puede planificar un evento virtual de recaudación de fondos que sea memorable, rentable y muy divertido para los seguidores.