Fases del proceso consultoría | Consultoría

Los consultores empresariales son los responsables de determinar y ejecutar un plan de trabajo que permita optimizar los procesos de una empresa con el fin de mejorar su competitividad.

En primera instancia, los consultores se encargan de conectar con la situación actual de la empresa, identificando donde pueden estar los problemas, de manera que ambas partes, consultoría y empresa, puedan idear un plan de acción para realizar las acciones correctivas y mejorar la productividad y rentabilidad de la empresa.

FASES DEL PROCESO DE CONSULTORÍA

FASE I – Iniciación o Preparativos:
Primer contacto – diagnóstico preliminar – planear el cometido – proponer tareas y firmar compromiso mediante contrato.
En esta primera fase del proceso de consultoría, el CLIENTE y el CONSULTOR se reúnen en torno a:
a) Nombrar Representantes de las partes: Se definen los integrantes y se fijan las primeras reuniones.
b) Identificar el problema: Se define la situación actual de la empresa, aspectos de mejora observados por el cliente. Se analizan pretensiones, alcance del problema y de los objetivos esperados.
c) Redactar la declaración inicial del trabajo a realizar por el consultor: En esta se deben detallar los siguientes puntos.

• Problema por resolver
• Objetivos y resultados previstos
• Información de base y de apoyo
• Presupuesto o límite de recursos
• Informes provisionales y definitivos
• Aportes del cliente
• Exclusiones
• Restricciones
• Contactos y direcciones

d) Definir la estrategia y planificar las tareas:

• Elegir la estrategia para la asignación de tareas
• Establecer objetivos
• Fijar Calendario
• Definición de funciones

e) Proponer al cliente: La propuesta debe incluir diferentes secciones como: Técnica, relativa al personal, antecedente del consultor y condiciones financieras y de otra índole. El contrato con la consultoría puede ser verbal, aunque lo recomendable es que se apruebe mediante documento escrito.

FASE II – Diagnostico:
Descubrir hechos – análisis y síntesis – examinar detalladamente el problema.
a) Replantear problema: Se identifica el problema del cliente. Detalles, ubicación, magnitud y perspectiva cronológica.
b) Recolectar datos: Se recopilan datos y se analizan en detalle.

Información a revisar:

• Documentos y procesos organizacionales actuales
• Análisis cuantitativo de la información utilizando herramientas estadísticas
• Observaciones e impresiones de primera mano a través de entrevistas informales con las partes interesadas
• Entrevistas formales y más estructuradas con el cliente.

Usualmente sucede que se recopila una multitud de información que en muchos casos se muestra incompleta o presenta inconsistencia, por lo que la percepción inicial es bien subjetiva. Esto hace necesario que el consultor filtre esta información y para ello debe:

• Decidir qué información es necesaria y da explicación a los problemas observados.
• Identificar a la persona que recopila esta información y volver a recopilar hasta dar consistencia a la data.
• Reunir la información necesaria que permita llegar a una evaluación del problema.
• Interpretar y comprender la información en conjunto con el cliente o sus equipos.
• Identificar las prioridades que revela la información recopilada.
• Identificar las causas de los problemas en la organización.
• Compartir con el cliente y / o el equipo las impresiones que le queda a la información.

Esta segunda fase del proceso de consultoría o fase de diagnóstico demanda un tiempo considerable, ya que se trata de descubrir que está pasando, que causa el problema y cómo podemos solucionarlo. Luego en primera instancia se debe conocer el alcance del proyecto, en este caso, la magnitud del problema. Conocido el alcance se identifica la causa y el efecto del problema mediante la recopilación de datos.
La duración del diagnóstico dependerá del tiempo y los recursos comprometidos con esta recopilación de datos, en función de la naturaleza del hallazgo, la disponibilidad de personas y herramientas informativas, el tipo de organización que se examina y varias otras variables. En resumen, se puede estar hablando de semanas o incluso meses.

FASE III – Plan de Acción
Planificar medidas – Elaborar soluciones, distintas opciones – Presentar al cliente propuestas de mejora y como vamos a implementar dichas mejoras.
Esta tercera fase del proceso de consultoría nos lleva a crear un plan de acción, que no es otra cosa que el resumen de las tareas a realizar por cierto número de personas, en un plazo de tiempo determinado y utilizando unos recursos asignados para conseguir el objetivo propuesto.
El plan de acción se elabora conjuntamente entre el equipo de mejora continua, asignado por la empresa, y los consultores.
Es fundamental que el plan contenga la respuesta a las siguientes preguntas:

• Objetivo: ¿Qué queremos conseguir con el proyecto de mejora? Se dividen objetivos mas grandes en pasos más pequeños. «Apuntar a una gran meta en fases pequeñas hace que sea más factible lograrlo y trae ganancias al aspecto emocional».
• Personal: ¿Quién realizará/será responsable de cada una de las tareas? Se elige al profesional más capaz para cada función a desarrollar. «Evalúa las capacidades y habilidades de tu personal y poténcialas«.
• Tiempo: ¿Cuándo se realizará y cuánto tiempo se empleará? Se organizan plazos y prioridades. «Algunas acciones son más urgentes o necesarias que otras en cada etapa del negocio. Optimiza las tareas y evita demoras o retrabajos«.
• Recursos: ¿Qué recursos serán necesarios emplear en cada una de las tareas? «Maximiza los recursos de la empresa, sácale el máximo provecho».
• Comunicación: ¿Cómo lo vamos a comunicar? ¿Quién debe conocer qué? Se debe establecer flujos de información. «Procura de la comunicación sea efectiva».

FASE IV- Implementación
Contribuir a la aplicación – Propuesta de ajustes – Capacitación
En esta fase del proceso de consultoría de implementación, partimos desde el plan de acción, desarrollando los siguientes puntos:
a) Preparar condiciones requeridas para implementar cada acción acorde a los plazos establecidos; dependiendo del tipo de acción la tarea tendrá diferentes matices. Existen dos tipos de acciones, directas e indirectas.
La creación de condiciones, para acciones clasificadas como directas, consiste en garantizar los recursos necesarios y la preparación del personal para su puesta en práctica y una vez que esto esté concluido implementarla.
En el caso de las acciones de tipo indirecto la situación es un poco más compleja ya que prácticamente puede llevar al equipo que las ejecuta a iniciar un proceso investigativo específico con procedimientos particulares para poder llegar a precisar acciones directas.
b) Implementar cada acción. En este punto, se deben aplicar diversas técnicas que nos ayuden a planificar y controlar los avances. El equipo debe realizar seguimiento para valorar los avances operados en la ejecución e ir corrigiendo las posibles desviaciones existentes.

FASE V- Evaluación o Termino
Evaluación – Informe final – Establecer compromisos – Planes de seguimiento – Retirada
En esta fase del proceso de consultoría se incluyen varias actividades:

• El cliente mide el desempeño del consultor durante su cometido, el enfoque adoptado, los cambios introducidos y los resultados logrados.
• Se presentan y aprueban los informes finales.
• Se establecen los compromisos mutuos.

Si existe interés en continuar la relación de colaboración, se puede negociar un acuerdo sobre el seguimiento y los contactos futuros.
Una vez completadas estas actividades, el consultor se retira de la organización del cliente y la tarea o el proyecto de consultoría queda terminado de común acuerdo.