11 Tips para mejorar la colaboración en los equipos | Trabajo en Equipo

¿Quieres formar un equipo colaborativo, ¿Y ahora qué? Incentivar la colaboración de los equipos no es tan simple como pulsar un botón para “encender” o “apagar” una máquina, requiere de dedicación y atención para desarrollar las habilidades necesarias para la gestión de proyectos.

¿Todo listo para cosechar los beneficios de la colaboración de trabajo en equipo? Aquí te presentamos 11 tips para ayudarte a desarrollar una cultura empresarial colaborativa:

1. Promueve la colaboración como un valor
Puede sonar obvio, pero es crítico que se establezca con claridad que el trabajo colaborativo es importante tanto para ti como para tu equipo. No todos los equipos valoran la colaboración. A algunos equipos los motivan las competencias o las proezas individuales. Tómate el tiempo para aclarar que la colaboración en equipo es importante y para establecer cómo llegarán a incorporarla.

2. Establece las convenciones para las comunicaciones
Establecer las pautas sobre cómo deben comunicarse y trabajar juntos es parte de lo que puedes hacer para desarrollar y promover la colaboración en el equipo. Recuerda: al principio, la colaboración no se dará sin esfuerzo. Llevará tiempo para que los miembros del equipo trabajen juntos y se sientan totalmente cómodos entre sí, y eso está bien. Pero si se sientan y crean juntos un plan de comunicaciones, todo será más sencillo.

Tómate el tiempo necesario para decidir:

• ¿Qué se debería comunicar por email?
• ¿Qué mensajes se deberían enviar por el sistema de mensajes directos?
• ¿Qué información se debería compartir en las herramientas para gestión de proyectos?
• ¿Hay algún día u horario preferido para las reuniones?
• ¿Qué tipo de reglas o pautas sobre las comunicaciones y conversaciones debemos establecer como equipo para generar un ambiente laboral inclusivo?

Saber cuándo no comunicar puede ser igual de útil. Deja algo de tiempo para trabajar con absoluta concentración y anima a los demás empleados a que ellos mismos hagan uso del modo “No molestar”.

A medida que la organización crece, las comunicaciones empiezan a saturarse. En Hope for Haiti hemos notado que la ineficiencia en estos aspectos nos daña. Cuando no podemos funcionar como una máquina bien aceitada, no ayudamos a tantas personas como quisiéramos y es nuestra responsabilidad mejorar para lograrlo.” —SKYLER BADENOCH, DIRECTOR GENERAL, HOPE FOR HAITI

3. Invita a la cocreación
El principio básico de la colaboración de trabajo en equipo es que los equipos pueden hacer más cosas juntos de las que pueden hacer sus integrantes por separado. Así que una de las mejores formas de incentivar la colaboración en equipo es promoviendo la cocreación. No se trata de decirles simplemente a los miembros del grupo que trabajen juntos en un proyecto. Mejor, organiza sesiones de lluvias de ideas, invita a debates y abre la puerta a las discrepancias. La cocreación implica generar ideas juntos, no desgastarse solos en la consecución de algún objetivo por separado. La cocreación tampoco tiene por qué ser presencial. Las sesiones asincrónicas de lluvias de ideas pueden ser increíblemente beneficiosas. Una manera simple de cocrear con un equipo virtual es hacer que todos colaboren en un mismo Documento de Google. Simplemente ábrelo y construye a partir de las ideas de todos.

4. Fomenta las comunicaciones abiertas
Hazlo con sinceridad. La colaboración se produce cuando los miembros de un equipo sienten que pueden aportar todo lo que saben al trabajo. Se debería alentar a los integrantes del grupo a que participen, innoven y se comuniquen. En vez de frenar sus opiniones o contener lo que sienten, deberían poder ser ellos mismos y aportar todas las excelentes ideas que se les ocurran.

Pero la comunicación abierta también implica que, a veces, no todos estarán de acuerdo. Las discrepancias y críticas constructivas no son una contra para el trabajo colaborativo. De hecho, no estar todo el tiempo de acuerdo (siempre que sea con respeto) y tener conversaciones abiertas es indispensable para desplegar una excelente colaboración en equipo.

5. Predica con el ejemplo
No es nada fácil crear un equipo colaborativo si el líder no lo es. La colaboración empieza por lo más alto. Entonces, siempre promueve la cocreación, fomenta las comunicaciones abiertas y dedica tiempo a que el equipo innove y colabore. Anima a los miembros del equipo a que se comuniquen contigo si tienen dudas o que organicen una reunión individual si desean tener una reunión con algo más de tiempo.

6. Dedica tiempo a fortalecer los vínculos del equipo
¿Cuándo fue la última vez que tu equipo se reunió solamente para charlar? Las actividades para fortalecimiento de equipos no son solo para descargar tensiones, también son una excelente oportunidad para conocerse mejor fuera del ámbito laboral. ¿Qué objetivos tiene tu compañero de trabajo en la vida? ¿De dónde es tu jefe y cómo lo afecta su procedencia? ¿A qué se dedicaba tu nuevo compañero de equipo antes de ingresar al puesto actual?

Los equipos que logran relacionarse dentro y fuera del trabajo se conocen mejor. Y cuando surgen tensiones o el trabajo se torna complicado, se comunican con mayor facilidad, logran disipar asperezas y colaborar con más eficiencia.

7. Destaca el buen trabajo en equipo
A todo el mundo le gusta que lo reconozcan por un trabajo que uno ha hecho bien. Felicitar a los miembros del equipo por un trabajo bien hecho en grupo es lo mismo. Si dos compañeros de equipo trabajan juntos para poner una idea nueva en práctica o ejecutar una iniciativa particularmente difícil, tómate el tiempo para elogiarlos.

Pídeles a los miembros del equipo que compartan sus impresiones acerca de sus experiencias. Que cuenten qué salió bien o cómo colaboraron y trabajaron juntos para lograr alcanzar sus objetivos. Con esta oportunidad no solo les brindas la atención que merecen, sino que además puede servir como referencia para que otros compañeros colaboren más adelante.

8. Ofrece oportunidades de asesoramiento
Fomentar la colaboración en el equipo es una habilidad social. De hecho, es una combinación de habilidades interpersonales y comunicativas. Cada miembro individual del equipo puede trabajar para mejorar esas habilidades, pero, a veces, contar con una perspectiva externa puede ser sumamente útil. 

Hay algunos intangibles que se adquieren con la experiencia laboral, el tiempo destinado al trabajo en la empresa y la familiaridad con el mercado o el puesto de trabajo. Por eso es probable que los empleados nuevos siempre quieran saber más. Promueve las oportunidades de asesoramiento dentro de la empresa, ya que puede ser útil para que el equipo entero mejore.

9. Establece los objetivos en colaboración
¿Cómo se establecen los objetivos en tu equipo? La definición de los objetivos es fundamental para cualquier equipo. Puede servirles para alinearse con respecto a qué es importante y qué hay que hacer para alcanzarlos. Con frecuencia, los objetivos se establecen con orientación “vertical descendente”, lo que significa que los líderes son quienes definen los objetivos y las métricas para cumplirlos. Esta opción puede ser útil para que el equipo o la empresa logren un objetivo común a todos, pero no le ofrece al equipo la oportunidad de colaborar e innovar sobre qué pueden hacer para alcanzar ese objetivo.

Considera establecer objetivos híbridos en los que los líderes del equipo o de la empresa sean quienes definan el objetivo principal, pero que también se aliente a los demás miembros a que definan sus propios resultados clave o KPI sobre cómo alcanzarán esos objetivos. Puedes organizar talleres o lluvias de ideas sobre las métricas. Si les abres las puertas a todos los miembros del equipo para que participen de la definición de los objetivos, puedes hacer que se interesen más en alcanzarlos.

10. Sé flexible
Si lideras un equipo colaborativo debes adaptarte todo el tiempo a las diferentes necesidades y prácticas de los demás compañeros. No esperes que personas con experiencias diferentes sigan los mismos procesos. En cambio, reconoce y apoya sus estilos particulares. Mientras más flexible sea tu estrategia para implementar el trabajo colaborativo, más fácil será participar en el equipo.

11. Usa herramientas compartidas
La mejor manera y la más sencilla para que tu equipo trabaje unido es a través de la colaboración con una única herramienta compartida. Cuando tengas una fuente única de referencias, todo el trabajo de tu equipo se producirá en el mismo lugar. Cualquier actualización nueva, archivo compartido o contenido extra se encontrará sin problemas. Al reducir los obstáculos para trabajar juntos y colaborar, empoderas a tu equipo para que logre más con menos esfuerzo.